Hoe komt het dat we niet effectief vergaderen?
De vergadering zou tot 11:00 uur duren. Het is al 11:10 en er wordt nog volop gepraat. Het eind is nog niet in zicht. Enkele deelnemers verontschuldigen zich en haasten zich naar de volgende vergadering, waar ze nu al te laat voor zijn. Terwijl de deur achter hen sluit, gaat het gesprek verder en verder. Alles behalve een effectieve vergadering!
Het is in veel organisaties gewoon geworden
Een vergaderdag met kop-staart, dus achter elkaar, vergaderingen. Zonder tijd voor verwerking. Soms is de eindtijd van de ene vergadering de starttijd van de andere en dan is er geen rekening gehouden met verplaatsingen van de ene naar de andere zaal. Geen tijd om taken samen te vatten of even te evalueren. Door, door, door.
Hoe zou het zijn als elke vergadering zo effectief mogelijk was? Waardoor je weer tijd hebt om acties te ordenen, zaken te noteren, kleine acties alvast te doen en fris en monter op tijd je dag te hervatten.
Elke taak vult de toegemeten tijd
Op veel plaatsen is de standaard vergadertijd een uur. Wat opmerkelijk is, want al die diverse besprekingen met verschillende mensen en onderwerpen hebben toch niet allemaal een uur of een veelvoud daarvan nodig? Zelden beginnen vergaderingen op andere tijden dan het halve of het hele uur, terwijl daar geen enkele reden voor is.
Plannen is klassiek lastig,
De meesten van ons overschatten wat er in een uur of op een dag kan. Wie regelmatig vergaderingen plant, zal weten dat het inschatten van de benodigde tijd lastig is. Tijdens een bespreking kunnen goede argumenten of vragen ertoe leiden dat een beslissing lastig te nemen is, wat tijd vraagt.
Vijf tips om effectief te vergaderen (met korting)
1. Houd vergaderingen op maximaal 30 minuten
En zorg voor die tijd voor een compacte agenda. Liever twee goed geplande besprekingen, dan één lange die uitloopt. Bij een uur of meer wordt de agenda langer en complexer en neemt de kans toe dat je minder opschiet. Het is ook makkelijker bij een goed afgebakend onderwerp te bepalen wie daar per se bij moeten zijn.
Heb je meer nodig dan 30 minuten, leg dan aan deelnemers uit waarom dat het geval is. Maak een concrete agenda en bedenk welke werkvormen je inzet om de bespreking in goede banen te leiden.
2. Begin altijd op tijd.
Degenen die op tijd zijn, worden te vaak gestraft door degenen die later binnenkomen. Degenen die op tijd zijn, hadden misschien ook nog wel een e-mail af willen maken of een binnenkomend telefoontje willen beantwoorden, maar hebben ervoor gekozen dat niet te doen. Het geeft niet of je goede redenen hebt om te laat te komen, sterker nog: dat zal vast zo zijn. Maar de vergadering begint even goed op tijd.
3. Is de bespreking niet effectief, doe dan een korte time-out
Bespreek wat er hindert. Kies een oplossing en werk door. Te vaak accepteren deelnemers in besprekingen onduidelijke leiding, slechte voorbereiding, dominante deelnemers, onderonsjes of deelnemers die mail verwerken tijdens de bespreking. Je bent vast niet de enige die er last van heeft en na afloop erover mopperen helpt niemand.
4. Houd altijd op tijd op.
Sommige deelnemers hebben aansluitend afspraken of andere plannen. Maar ook voor degenen die dat niet hebben, voelt uitlopen als extra tijd. De kans op een goed gesprek neemt af. Is er meer te bespreken, maak dan een vervolgafspraak of geef een delegatie een opdracht mee om mee verder te gaan.
5. Eindig een paar minuten voor de eindtijd (10% korting op de bruto-tijd)
Neem tijd voor een samenvatting en vraag of alle besluiten en acties helder zijn. Wat in 30 minuten kan, kan doorgaans ook in 25 minuten. Een concreet eind maakt de kans groter dat de besluiten helder zijn, iedereen even zijn aantekeningen kan verwerken en er ook even tijd is voor een terugblik of één-op-één voor degenen die nog wat te delen hebben.
Plan vergaderingen krap, zodat je een gerichte en effectieve bijeenkomst hebt die tijdig eindigt.
Deze tips over vergaderen komen uit onze Streamline Certified training. Nieuwsgierig? Lees hier meer over de training.
