Met kleine stappen kan je veel resultaat boeken! Wij hebben daarom tien timemanagement tips uit de training GTD in de Praktijk voor je op een rij gezet. Je kan met deze praktisch toepasbare timemanagement tips meteen aan de slag!
Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te nemen, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau of gebruik een goede app doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.
Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.
Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikten leer jezelf met sneltoetsen werken.
Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is timemanagement.
Een goed idee is om een in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.
Als je weet dat je elke week twintig uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda veertig uur vol. Als je ondanks alle drukte tijd nodig hebt voor je eigen taken, spreek dan met je collega’s momenten af dat je niet aanspreekbaar bent. Een uur je telefoon en je e-mail uitzetten kan wonderen doen voor je concentratie.
Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland. Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent.
Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op je lijst zet. Wat moet je ervoor doen om die taak uit te kunnen voeren? Als je bijvoorbeeld Peter wilt bellen, vraag je dan ook even af, of je niet eerst zijn nummer op moet zoeken. Zo ja, dan is dat je Eerstvolgende Actie. Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken.
Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Spreek met je collega’s af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. En dat als jouw naam in de CC staat, jij niet per sé iets met die e-mail hoeft te doen.
Bestellingen, vragen aan collega’s… als je dat allemaal moet onthouden, ben je zo het overzicht kwijt. Met een complete lijst weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet
Timemanagement is niet moeilijk! Je kunt al flinke stappen maken met een paar slimme tips. We hopen dat je met de bovenstaande tips je eigen werkleven leuker kunt maken.
Meld je dan aan voor onze tweewekelijkse artikelen.
We helpen je graag om productiever te werken, meer te bereiken en weer plezier te hebben in wat je doet!
Meereffect B.V.
Ambachtsweg 4-L
3953 BZ Maarsbergen
KVK nummer: 30164846
BTW nummer: NL808850039B01
Meereffect is eigenaar van Slimmer Werken en officiële licentiepartner van de David Allen Company in de Benelux. GTD en Getting Things Done zijn geregistreerde merken van Davidco B.V.
En ontvang direct onze gratis whitepaper met 5 inzichten en 5 tips voor werken met meer focus! Je ontvangt na je inschrijving elke twee weken slimme tips over hoe je productiever kunt werken. Daarnaast houden we je ook op de hoogte van ons aanbod en leuke acties.
Schrijf je in en sluit je aan bij ruim 35.000 anderen!
Heb je ideeën, opmerkingen of suggesties over onze website? Laat het ons weten! Vul hieronder je e-mailadres in zodat we je eventueel kunnen benaderen als we meer vragen hebben.
