Plannen maken lijkt zo lastig, maar vaak valt het best mee, als je het Natural Planning Model van David Allen leert kennen.
Die manier van plannen sluit akelig goed aan bij hoe mensen lekker werken. Misschien ook wel bij jou.
Te lastig
Bij een beetje project hoort een plan, maar voor je het weet draait je werk niet meer om het verwezenlijken van het project, maar om het keurig bijhouden van het plan.
En dat levert concreet vooral minder effect op, in plaats van méér. Je kunt eindeloos uittekenen waar de lijnen staan, maar als het erop aan komt moet de bal in het doel terecht komen. Dat is het belangrijkste wat telt.
Plannen maak je op basis van je Gewenste Uitkomst
Als je je plan wilt maken volgens de principes van natuurlijke planning, begin je bij het eind.
- Wat wil je eigenlijk bereiken?
- Waar doe je het voor?
- Wat is jouw Gewenste Uitkomst?
Mensen die werken volgens de Getting Things Done methode waar wij les in geven, herkennen deze aanpak. Bij elk informatie-item wat je leven binnenkomt (brief, e-mail, notitie, goed idee,…) vraag je al wat jouw Gewenste Uitkomst is. Op het niveau van een heel project en een heel plan is dat dus niet anders. Dus ook wanneer je met een heel team of een hele organisatie gaat werken.
Als je niet weet wat de Gewenste Uitkomst is, weet je dus ook nooit of je wel succes hebt.
Want wat is succes? Dat moet je nou juist afspreken met jezelf en anderen.
Je principes spelen altijd mee
Stel dat je een dagje uit wilt met je familie, dan hou je in je achterhoofd altijd rekening met een aantal principes.
- Welke kwaliteit zoek je?
- Hoeveel geld mag het kosten?
- Hoe ver wil je ervoor reizen?
Vaak ben je je niet eens bewust van dat soort onderliggende principes.
Totdat iemand voorstelt om iets te gaan doen wat een stuk duurder is of veel verder weg ligt, dan jouw comfortzone. Dan word je je opeens bewust van dat soort onderliggende wensen.
Hetzelfde geldt natuurlijk bij complexere projecten, behalve dat het dan handig is om juist wél aan de oppervlakte te brengen wat de onderliggende principes, standaarden, normen en waarden zijn. Als je het daar over eens bent, met jezelf en met anderen, voorkomt dat veel problemen in het uitvogelen van de beste route naar je Gewenste Uitkomst.
Brainstormen
Zodra je weet wat je Gewenste Uitkomst is en je bewust bent van de belangrijkste onderliggende principes, kun je gaan brainstormen.
Het zal je verbazen hoe goed je hierin bent.
Je hersenen zijn namelijk gewend om de hele dag door dit soort problemen op te lossen. Je bent hier, je wilt daarheen, hoe gaan we dat het slimste en snelste doen? Nemen we de trein, bus, auto, fiets, gaan we lopen?
Je wilt uit eten met een nieuwe vriend(in). Je weet je Gewenste Uitkomst: lopend van een goed gesprek tot en met het begin van een nieuwe romantische relatie. Je onderliggende principes heb je ook, of je het nu weet of niet. En voor je het weet heb je vijf mogelijkheden om te gaan doen.
Het probleem met brainstormen is vaak niet het op ideeën komen.
Het probleem is juist het überhaupt weten wat succes is, wat je wilt bereiken, en waar je naartoe wilt. Zodra dat helder is, maakt je brein de sprong van de realiteit naar de gewenste realiteit meestal vrij eenvoudig.
Organiseren
Nu je weet waar je wilt zijn, wat belangrijk is (principes) en hoe je het ongeveer gaat aanpakken, is het tijd om een plan te maken.
Dat kan heel eenvoudig beginnen, achterop een servetje, in je aantekeningenboek, als een mindmap. Hoe complexer het proces, hoe meer details je van te voren wilt doordenken en vastleggen.
Uiteindelijk kun je zelf bepalen of het project waar je een plan voor maakt zo ingewikkeld is, dat het Gantt-charts, uitgebreide beschrijvingen en een eigen intranet nodig heeft, of dat je het af kunt met dat bierviltje (wat je dan natuurlijk wél ondertussen even in je stuff-inbox hebt gegooid).
Eerstvolgende Acties
En dan komt het aan op het bedenken en vastleggen van Eerstvolgende Acties.
Die vloeien waarschijnlijk vrij makkelijk voort uit je projectplan, als je op deze manier werkt. Die acties zijn concreet, fysiek en komen op je lijst met Eerstvolgende Acties. En op die van je collega’s natuurlijk (waar jij dan weer Wachten Op items aan overhoudt).
Is dit simpel, of wat?
Simpel toch? Nou hoeft simpel helemaal niet effectief te zijn. Maar dat moet je zelf in de praktijk maar eens proberen.
Denk aan een project wat al weken of maanden op je radar bliept, maar wat je steeds voor je uitschuift.
Stel jezelf dan de volgende vijf vragen. Dat kan in tien minuten.
- Wat is mijn Gewenste Uitkomst?
- Zijn er principes of standaards die belangrijk zijn voor dit project?
- Op welke vijf manieren zou ik deze Gewenste Uitkomst kunnen bereiken?
- Hoe organiseer ik dat even vlot en handig op papier?
- Wat zijn de eerste Eerstvolgende Acties die er nu op aan komen?
Ik hoor het graag als dit ook voor jou werkt.
Ik heb in elk geval vandaag weer een complex project in no-time op de rails gezet. En de eerste paar Eerstvolgende Acties zijn ondertussen ook al gedaan!
