Kies je taak met perspectief
Zo, telefoongesprek afgerond en nog een uurtje tot de volgende bespreking. Wat te doen?
Je hoorde al wat chatberichten binnenkomen en een collega keek even om de hoek met een vragende blik. Ook een mooi moment om eens flink door te werken aan de presentatie over dat innovatieve project. Nou ja, dat kan op zich ook wel morgen, natuurlijk.
Je hebt spontaan een inspirerende brainstorm gedaan met wat teamgenoten en innovatieve plannen bedacht.
Leuk en nuttig! Nu alleen nog een keer de foto van het whiteboard uitwerken. Of toch even die drie vraagjes van een collega behandelen? Kan zij ook weer verder… en jou kost het nauwelijks moeite de antwoorden op de mail te zetten.
Je kunt van alles doen, maar niet alles
Je kiest voortdurend het één te doen en dus het andere niet.
Die keuze wordt door veel kenniswerkers gemaakt op basis van urgentie en directe bevrediging van je reflexbrein. Immers, een e-mail met uitroeptekens laat je niet zo makkelijk onbeantwoord. Die uitzoekklus met allerlei taai leeswerk is minder aantrekkelijk, dan via de chat een vraag beantwoorden.
Het is best lastig om alle rollen en verantwoordelijkheidsgebieden te vertalen naar concrete projecten en acties.
Vaak weet je wel dat je bijvoorbeeld als leidinggevende ook een rol in de vernieuwing van processen hebt en een strategisch-adviserende rol. Toch ontbreekt een vertaling van dat wat je op de lange termijn wil bereiken naar een reeks projecten met bij elk project de bijhorende concrete acties.
Kies met perspectief
- Om de diverse rollen die je hebt de aandacht te geven die ze verdienen, is het zaak die rollen in kaart te hebben. Denk aan je rol met betrekking tot omzet, kwaliteit, vernieuwing, logistiek, als mentor of als coach. Misschien heb je daar een mindmap voor gemaakt, een lijstje of heb je een actuele en complete functieomschrijving? Zolang je maar ergens een overzicht hebt dat je periodiek bekijkt.
- Ben je tevreden over hoe je je aandacht verdeelt over de diverse rollen? Wat wil je meer doen? Wat minder? Veel leidinggevenden geven aan zo vol te zitten met alledaagse issues dat structurele verbetering erbij inschiet. Waardoor er weer meer alledaagse issues tevoorschijn komen.
- Ga na wat je in die diverse rollen aan projecten en acties hebt en voeg die toe aan je takenlijsten. Het is mogelijk dat je allerlei concrete issues en taken op je lijsten hebt staan, maar niet net zo structureel zoekt naar concrete taken en projecten in je rol als procesverbeteraar of mentor of innovator.
- Bedenk acties om minder met rollen bezig te zijn die je nu te veel tijd kosten. Kun je bepaalde taken eenvoudigweg niet meer doen, delegeren of automatiseren? Misschien kun je minder beschikbaar zijn via e-mail of je deur af en toe een uurtje dichtmaken?
- Geef de taken en projecten die bij rollen horen en die je meer wil doen, een eigen categorie of label of tag, zodat je ze makkelijk vindt. Blokkeer tijd in je agenda voor die rollen en markeer ook die afspraken met een eigen kleurtje. Werk nu structureel enkele blokken per week aan die rollen en doe de bijbehorende taken.
- Bekijk één keer per week, in GTD-termen tijdens je Wekelijks Onderhoud, of je tevreden bent over de verschuiving van tijd en aandacht tussen de rollen. Moet het sneller? Is het in balans? Zorg dat het geen eenmalige opleving is, maar dat je stelselmatig bewaakt dat de voor jou belangrijke rollen voldoende aandacht krijgen.
Welke rol krijgt van jou de komende week meer aandacht?
