Oh ja, wacht, wat ik nog wilde vragen
Net als je gesprekspartner weer weg is, bedenk je nog iets.
Je wilde ook nog vragen naar de projectevaluatie van vorige week. Nou ja, even een mailtje dan maar. Maar soms kan een mailtje niet. Een strenge managementassistente had haar baas geleerd dat hij pas weg mocht, als hij haar gedag had gezegd. Zij had een lijstje bespreekpunten voor hem en daar stonden weleens zaken op die per se die dag besproken moesten worden. De baas mocht dus niet zomaar weg, zodat er niets verloren ging.
Mag ik ook even ongestoord doorwerken?
Het is een grote kleine ergernis die we vaker horen: collega’s bij wie elke binnenkomende mail leidt tot zuchten, hardop lezen of meteen vragen stellen. In een kantoortuin is het makkelijk om meteen even te overleggen met anderen of hardop alle interessante/grappige/stomme e-mails te delen, maar het stoort. Daar gaat je concentratie.
Hoe zou het zijn als je meer uit gesprekken haalt door elkaar minder te storen?
Als je iemand die je toch spreekt, meteen alles kunt voorleggen waar je nog een reactie op wil, zodat je weer verder kunt? Als je controle hebt, doordat je precies weet wat je nog met wie te bespreken hebt?
Dan kan ik weer door
Als je iets moet bespreken, voelt het lekker om dat meteen te vragen. Dan ben je er maar vanaf.
Je collega zit toch op de werkplek tegenover je, dus het is lekker snel om meteen even te vragen ‘heb jij nog…’ of ‘hoe zit het ook alweer met…’. En dat geldt voor hen natuurlijk ook. Dan kan je daarna tenminste weer door met dit onderwerp. Alleen dus met de continue storingsfactor en hak-op-de-tak-gevoel als gevolg.
Dynamiek kan fijn zijn.
Het voelt soms ook prettig dat er wat reuring is. Je werkt ten slotte niet samen op kantoor, omdat je dan maar de hele dag stil voor jezelf kunt werken. En het kan voor de doorlooptijd fijn zijn als je meteen door kunt. De vraag is wat die reuring jou en anderen kost. Ook als je iets snel af kunt handelen, wil je dat soms niet doen omdat je daarmee werkt aan een cultuur van onmiddellijkheid waarbij niemand meer geduld heeft of niemand nog een onderscheid maakt tussen urgent en niet-urgent. Alles moet nu. Daardoor is er geen geduld of rust meer voor diep werk.
Wat ik met je te bespreken heb
Voor alle zaken die ook wel even kunnen wachten, is het handig te werken met bespreekpuntenlijsten.
- Ga na met wie je regelmatig overlegt of welke overleggen je regelmatig hebt. Je leidinggevende of mensen uit je team, iemand die je inwerkt, collega’s van andere afdelingen met wie je veel samenwerkt, een duo-collega, je klanten, de accountant of ICT-expert. Begin met de meest voor de hand liggende personen en vul aan naarmate je meer met de bespreekpuntenlijsten werkt.
- Maak voor elke persoon of elk overleg een lijstje of een taak aan. Als je al met GTD werkt, maak je dit op je Eerstvolgende Acties lijst aan als een aparte context. Anders is elk aantekenboek, notitie-app of takenmanager een prima idee. Maak per persoon of overleg een taak of pagina en zet daarin alles wat je de volgende keer met diegene wilt bespreken.
- Voeg nieuwe punten aan je bespreekpuntenlijst toe. Elke keer als je iets te bespreken hebt wat niet nú opgelost hoeft te worden, voeg je het toe aan de bespreekpuntenlijst. Wekelijks kan je de lijst bijwerken en zaken eraf halen die je inmiddels besproken hebt.
- Vraag je collega’s ook met zo’n lijst te werken en bespreek wanneer en hoe vaak je elkaar spreekt. In samenwerking is het aan te raden afspraken te maken over bereikbaarheid en manieren om te overleggen. Is dagelijks handig, of in ieder geval dagelijks even checken ‘is er nog iets?’ Is wekelijks voldoende? Of gewoon ‘de volgende keer dat ik je zie’? Als het past, doe het dan in een taak, agenda-item of notitie waar je allebei in kunt wijzigen. Hebben jullie altijd allebei een up-to-date bespreekpuntenlijst.
Voor wie heb jij regelmatig bespreekpunten?
