Ben je gefrustreerd omdat je tijdens je werk zoveel ad hoc zaken tussendoor krijgt?
Je maakt ’s ochtends een lijstje van de taken die je vandaag wilt doen. Maar je hebt je pen nog niet neergelegd of je collega klopt aan de deur: ‘Ik heb een probleem…’. Op de gang schiet je leidinggevende je aan: ‘Wil je hier nog even naar kijken?’. En als je net weer op je stoel zit, gaat de telefoon. Het lijkt wel of je nooit eens een uurtje door kunt werken aan één ding.
Geen stress bij onverwachte zaken
Als je grip houdt op je werk ondanks alle klussen die er tussendoor komen, scheelt dat een hoop energie.
Ad hoc werk kan je planning behoorlijk overhoop gooien. En voor je het weet word je geleefd door alles wat er op je af komt, in plaats van dat je zelf de touwtjes in handen hebt. Als je een goed overzicht hebt over je werk en als je helder hebt wat wel en niet bij je takenpakket hoort, kun je onverwachte zaken incasseren zonder in de stress te schieten.
Het stoort je
De meeste mensen zien ad hoc werk niet echt als deel van hun werk.
Als je lekker geconcentreerd aan het schrijven bent en je collega belt met een vraag, voel je je ‘onderbroken’ tijdens je echte werk. Als je de vraag even snel beantwoord hebt, kun je tenminste weer verder. Maar als ad hoc werk voelt als een stoorzender is het logisch dat je daar gestrest van raakt.
Laat je niet verrassen
Hoe hou je grip op je tijd?
Besef dat ad hoc werk net zo goed bij je werk hoort. Je lost het niet op door het te negeren of je ertegen te verzetten. Neem het dus serieus. Als je secretaresse of leidinggevende bent of een helpdeskfunctie hebt, weet je dat onverwachte zaken per definitie ‘part of the job’ zijn. Dat hoort net zo goed bij de ‘kern’ van je werk als het schrijven van een rapport.
(En als ad hoc werk echt niet bij je functie hoort, heb je misschien wat aan dit artikel.)
1. Houd marge in je planning.
Als ad hoc werk dus bij je functie hoort, zul je daar in je planning rekening mee moeten houden. Zorg dan dat je tijdens je Wekelijks Onderhoud ruimte houdt voor onverwachte zaken. Als twintig procent van je tijd daar aan opgaat, kun je dus maar vier van de vijf dagen besteden aan afspraken en Eerstvolgende Acties.
2. Ga tijdschrijven.
Als je nog niet weet hoeveel tijd je nodig hebt voor ad hoc werk is het handig om een paar weken ‘tijd te schrijven’. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een simpel tabelletje in Excel is al voldoende.
3. Bedenk vervolgens hoe je ad hoc werk kunt terugdringen.
Aan de hand van je tijdschrijven bestand kun je analyseren waar je tijd naartoe gaat en brainstormen over hoe je problemen structureel kunt oplossen. Als tachtig procent van de onverwachte zaken door een verouderd computersysteem komt, is het misschien tijd om een nieuw systeem aan te schaffen. En als je voortdurend gestoord wordt door je medewerkers is het misschien een idee om een wekelijks overleg in te stellen. Mijn medewerkers sparen bijvoorbeeld al hun overlegpunten op tot maandagochtend. Dan krijgen ze ieder twaalf minuten de tijd om die punten met mij te bespreken.
4. Overleg met je leidinggevende over je ad hoc werk.
Als je niet zelf kunt beslissen over een structurele oplossing, zul je naar je leidinggevende moeten stappen. Laat zien waar je tijd aan opgaat. Vraag je leidinggevende om input zodat je de goede beslissingen kunt nemen over welke taken je wel en niet gaat doen de komende tijd.
5. Stel spreekuren in.
Het is funest voor je concentratie als je vaak onderbroken wordt tijdens je werk. Als je merkt dat je nooit een moment hebt waarop je een uur geconcentreerd kunt werken, is het misschien een idee om spreekuren in te stellen. Vertel je collega’s bijvoorbeeld dat je alleen van 10 uur tot 12 uur en van 14 uur tot 16 uur bereikbaar bent. Of dat je voor 11 uur en na 16 uur niet gestoord wilt worden.
6. Als je collega’s hebt met dezelfde functie, wissel het aannemen van de telefoon dan af.
Het ene uur neem jij de telefoon aan, het volgende uur je collega. Dan kun je in die tijd misschien nog wat van je eigen takenlijst gedaan krijgen. En als het toch te druk is, kun je altijd nog bijspringen.
7. Leer ‘nee’ zeggen.
Het kan natuurlijk ook zijn dat je veel ad hoc werk hebt omdat je nooit ‘nee’ zegt. Dan kan het helpen om dat te oefenen. Je zou er zelfs een cursus voor kunnen volgen. Als jij de boot afhoudt dwingt dat je collega’s om een andere oplossing te zoeken. Dan hou jij tenminste weer een beetje tijd over voor de rest van je werk.
Wil je weten hoeveel tijd je kwijt bent aan ad hoc zaken? Neem dan nu een paar minuten de tijd om een Excel bestand te maken waarin je dat makkelijk kunt doen.
