Ben je het zat om elke dag langer door te werken?
Het is iedere keer hetzelfde liedje. Zo tegen zes uur begint je maag te rommelen, maar je kunt nog niet weg. Tegen zevenen zitten jij (en een paar collega’s) er nog steeds en je belt dan toch maar de pizzeria om wat eten langs te komen brengen. Rond achten bel je je zoontje die nu naar bed gaat en als het dan tegen negenen loopt kun je eindelijk je spullen pakken en ben je klaar voor vandaag. En morgen doen we het gewoon nog een keer…
Natuurlijk kun je ook werk mee naar huis nemen.
Met internet, een laptop en een smartphone gaat dat tegenwoordig een stuk makkelijker. Het is gezellig om op tijd thuis te zijn, maar als je je vervolgens de hele avond opsluit op je werkkamer, komt er ook een tijd dat je je afvraagt of je zelf nog wel ‘vrije tijd’ hebt.
Werk de uren waarvoor je betaald wordt
Dat moet toch anders kunnen?
Dat je om vijf uur je tas kunt pakken. En dat je dan thuis ook echt ‘vrij’ bent, zodat je kunt knuffelen met je kinderen, tv kunt kijken of die roman kunt lezen die al een tijdje in je kast staat. Als je 26 bent en volop carriëre wilt maken, of in tijden van crisis of andere drukte is het volgens mij geen probleem om nu en dan wat langer door te werken. Maar als dat een vast patroon begint te worden, waar je eigenlijk helemaal niet blij van wordt, is het tijd om na te denken hoe het beter kan.
‘Nee’ zeggen kan lastig zijn
Sommige mensen vinden het lastig om ‘nee’ te zeggen.
Dat kan met je bedrijfscultuur, je persoonlijke geschiedenis of je persoonlijkheid te maken hebben; je bent bijvoorbeeld geen dominant type, maar wat meer meegaand. Het kan ook komen door onzekerheid. Je bent bang voor wat je baas en je collega’s van je zullen denken als je ‘nee’ zegt. En het voelt prettiger om overal ‘ja’ op te zeggen en dan maar wat harder te werken. Dan stoot je ze in ieder geval niet voor het hoofd.
Of je hebt een baas die geen ‘nee’ accepteert als je niet met een duidelijke uitleg komt.
Er zijn natuurlijk bazen die helemáál geen rekening houden met hun medewerkers. En dan is het de vraag of het niet tijd wordt om op zoek te gaan naar een andere baan. Maar de meeste bazen willen met alle plezier meedenken over de workload van hun medewerkers. Als die medewerkers dan maar wèl met feiten komt over waarom ze een bepaalde taak niet op kunnen pakken. Als je niet kunt laten zien waar je zo druk mee bent, wordt dat dus lastig.
Het kan natuurlijk ook zijn dat je zelf teveel wilt doen in de uren die je hebt.
Je bent te optimistisch over wat je in een week gedaan krijgt. En ook dan zeg je op iedere vraag ‘ja’, omdat je nou eenmaal denkt dat het er wel bij kan. Maar elke week blijkt weer dat je je daarop hebt verkeken en dus werk je maar weer wat langer door.
Hoe je je workload binnen de perken houdt
Hoe kun je toch je workload terugdringen? Dat hebben we natuurlijk niet in één artikel gefixed. Maar ik heb wèl een aantal time-management tips voor je waar je mee aan de slag kunt:
1. Volg een training in ‘nee’ zeggen.
Als onzekerheid het punt is waarom je geen ‘nee’ zegt, kan een training je daar misschien in verder helpen. Google eens naar ‘nee leren zeggen’ en je zult de nodige trainingen tegenkomen. Blijkbaar ben je niet de enige die dit lastig vindt.
2. Bekijk je werk zakelijk.
Je doet geen vrijwilligerswerk. Jij levert je tijd en energie en krijgt in ruil daarvoor je salaris. Dat is een zakelijke deal. Jij bent er zelf verantwoordelijk voor dat je je tijd goed indeelt. Maar je kunt nou eenmaal niet meer tijd maken dan dat je hebt. Ben je wèl meer tijd kwijt, dan zullen er keuzes gemaakt moeten worden. Of meer uren gaan werken (inclusief de bijbehorende salarisverhoging), of toch minder werk werk gaan doen dan wat je nu doet. Stel je voor dat de organisatie waar je werkt zou vragen of je 5000 Euro wilt geven? Zou je dat dan doen? Maar als ze dan vragen of je je eigen tijd wilt doneren – doe je dat dan wel?
3. Plan Wekelijks Onderhoud in.
Je kunt pas goede prioriteiten stellen als je een compleet plaatje hebt van wat je moet doen. Een Wekelijks Onderhoud kan daarbij helpen. Plan dus minimaal één uur per week om het overzicht van al je taken bij te werken. Als je toch al overwerkt, kan dat ene uurtje er ook nog wel bij, toch?
Leg dan tijdens je Wekelijks Onderhoud je Agenda en takenlijst eens naast elkaar:
- Tel de uren die je kwijt bent aan afspraken.
- Tel de uren die je kwijt denkt te zijn aan je taken.
- En tel die twee dan bij elkaar op.
- Reken daarbij nog speling voor onverwachte zaken.
Dan weet je hoeveel tijd je voor de aankomende week nodig hebt om je werk te doen wat je gepland hebt. Dikke kans dat dat teveel uren zijn, dus dit is het moment om afspraken te annuleren en taken te schrappen totdat je een werkbare planning hebt. Pak jezelf stevig aan — als je dit soort planning te soft doet, gaat het zeker niet werken.
4. Nu je een goed overzicht hebt, kun je helder zijn naar je collega’s.
Nu je de feiten in handen hebt, kun je veel duidelijker vertellen hoe druk je bent, en beargumenteren waarom dat zo is. Zo sta je een stuk sterker. En ook voor je leidinggevende is het beter om op basis van een feitelijk overzicht te bepalen waar de prioriteiten liggen. Bedenk dat het prettig is voor mensen om helderheid te krijgen. Als je collega’s weten waar ze wel of niet op kunnen rekenen, kunnen ook zij hun eigen plan trekken.
5. Luistert die collega nooit als je een grens aangeeft? Gebruik dan de ‘grammofoonplaatmethode’.
Zeg dat het niet kan omdat je teveel werk hebt. Noem geen details en verontschuldig jezelf niet. Als de ander met een ‘maar’ komt, herhaal jezelf dan, net zolang totdat er geen maar meer komt.
Heb jij inderdaad teveel werk? Pak je agenda erbij en plan een Wekelijks Onderhoud in om al je taken eens op een rijtje te zetten.
