Eén van de kernonderwerpen uit Getting Things Done is de lijst met Eerstvolgende Acties. Ik heb er al vaker over geschreven, maar ik wil graag een paar dingen nog eens op een rijtje zetten. Hier komen ze… de vijf beste tips voor het maken van een goede Eerstvolgende Actieslijst.
1. Zet geen projecten, maar alleen acties op je lijst
Het zou goed kunnen dat je al werkt met een takenlijst, of todo-lijst.
En het zou ook goed kunnen dat sommige van de taken op die lijst er al weken of maanden op staan. De eerste dagen staren ze je aan, daarna zie je ze niet eens meer. En al die tijd raken die taken niet gedaan. Dat moet beter kunnen. Taken die al weken op je lijst staan zorgen alleen al daardoor voor stress. Terwijl het hele idee van een takenlijst natuurlijk is dat het je rust geeft in je hoofd.
Neem een vriend van me. Hij had op zijn takenlijst staan dat hij een muurtje zou metselen in de achtertuin. Al maandenlang. Als hij dan op zaterdagmiddag eindelijk de moed bij elkaar had geraapt en een begin wilde maken, bleek hij nog geen stenen te hebben. Een ritje naar de bouwmarkt zat er eigenlijk niet meer in, dus de klus werd uitgesteld en bleef op zijn takenlijst staan. Week na week na week na week.
Wat we veel zien zijn acties waarvan je denkt dat je die moet doen, terwijl er nog een paar andere acties zijn die eigenlijk eerst moeten gebeuren.
Om Henry te bellen moet je eerst zijn telefoonnummer opzoeken. Om de conferentie te kunnen aanprijzen heb je eerst een datum en locatie nodig. In dit soort situaties heb je eigenlijk een heel project op je lijst staan in plaats van een echte Eerstvolgende Actie.
Het verzinnen van de echte Eerstvolgende Actie is eigenlijk vrij simpel.
Je stelt gewoon jezelf steeds de vraag: “Wat moet ik daarvoor doen?”. Die vraag blijf je herhalen tot het antwoord te stompzinnig is om op te schrijven.
En bij het antwoord je zelf opnieuw de vraag te stellen: wat moet ik daarvoor doen? Hier ga je net zo lang mee door tot het antwoord dat je geeft uiteindelijk té dom is, zoals bijvoorbeeld ‘toetsenbord pakken ‘of ‘computer aanzetten’. Het antwoord net voor dat al te domme antwoord is waarschijnlijk je Eerstvolgende Actie. Zie ook dit eerdere artikel over de Wat moet ik daarvoor doen vraag.
2. Ga verder dan vaagheid: maak je acties concreet en praktisch
Een andere reden dat taken zo lang op je lijst blijven staan kan zijn dat ze te vaag zijn.
Items zoals ‘conferentie plannen’ en ‘vakantie boeken’ vragen over het algemeen nog net teveel denkwerk om even snel te doen. En meestal zijn er nog zoveel andere dingen die je aandacht vragen, dat je geen tijd en zin hebt om lang na te denken over wat je nog precies moet doen voor zo’n vage taak. Totdat de deadline in de buurt komt natuurlijk: dan zul je wel moeten.
Maar dan is het eigenlijk alweer te laat om je werk slim en efficiënt in te plannen.
Als je nog twee weken hebt om iemand te bellen, kun je dat telefoontje plegen op een voor jou zo handig mogelijk moment. Maar als het persé vandaag moet, omdat de deadline morgen is, kun je niet meer echt slim werken.
3. Alleen voor de komende week
Een takenlijst werkt het beste als het een overzicht geeft van de acties die je echt in de komende zeven dagen optimaal kunt inplannen, kunt afwerken en vervolgens kunt afstrepen van je takenlijst.
Om dat te bereiken heb je een takenlijst nodig die alleen bestaat uit Eerstvolgende Acties. Het afwerken van je takenlijst wordt daarmee bijna zo eenvoudig als werken aan de lopende band. David Allen noemt dit ook wel “cranking widgets”. Je bent niet meer continue aan het nadenken over wat je nu weer eens zult gaan doen, maar je bent gewoon productief aan het doen wat belangrijk is!
Als je echt een takenlijst hebt met alleen Eerstvolgende Acties kun je veel efficiënter werken.
Dan komt er schot in die conferentie omdat je in een verloren kwartiertje de items ‘mailtje naar Evelien over datum’ en ‘drie geschikte locaties Googlen’ aftikt.
Maar als er 280 acties op die lijst staan wordt alles al een stuk lastiger. Je gaat dan toch weer meer nadenken in plaats van gewoon werken. Het wordt bijvoorbeeld moeilijk om te merken dat je überhaupt iets opschiet. Maak die lijst dus niet te lang. Even hard nadenken over wat je werkelijk gedaan krijgt in één week is lastig, maar nuttig.
4. Waar moet je zijn om het te doen?
Deel je Eerstvolgende Actieslijst in naar de zogenaamde context.
De context is de plek (of het apparaat) waar je (in de buurt) moet zijn om een bepaalde actie te kunnen doen: kantoor, thuis, telefoon, overal.
Wanneer je dan gaat kijken naar je takenlijst kun je die contexten waar je toch niet bent dichtklappen. Als je onderweg bent hoef je niet te zien dat je op kantoor nog een kopietje wilt maken – daar ben je toch niet, dus kun je die taak niet eens doen. Zo zorg je voor minder keuzes en meer focus voor jezelf.
5. Eén lijst is genoeg
Werk met één lijst met Eerstvolgende Acties.
Dat kan een papieren of een digitale lijst zijn, maar het moeten er niet meer dan één zijn. Wanneer je je Eerstvolgende Acties gaat verspreiden over 15 post-its, 3 orders, 20 gespreksverslagen en 8 projectmappen maak je het jezelf heel lastig om te kiezen. Goede prioriteiten stellen wordt al snel onmogelijk. Ga voor één Eerstvolgende Actieslijst en je efficiëntie gaat meteen al met sprongen vooruit!
Afgelopen vrijdag heb ik Marleen gevraagd om mijzelf weer eens te coachen bij het opstrakken van mijn eigen lijst met Eerstvolgende Acties — vreemde ogen dwingen om dat goed te doen. Ook ik vind het niet altijd eenvoudig om keuzes te maken, maar het effect was weer geweldig: zoveel energie als ik had aan het eind van de vrijdagmiddag. Lang leve de echte Eerstvolgende Actieslijst!
