Met Getting Things Done creëer je een workflow die op orde is. Je zorgt ervoor dat je regelmatig al je inboxen verwerkt. Daarnaast zorg je ervoor dat je alles maar één keer aanraakt en je software zo goed kent dat je er razendsnel mee werkt. Deze vaardigheden zijn nodig om te zorgen dat je niet de hele dag in reactie-stand staat. Bijvoorbeeld een collega die je appt met de mededeling dat hij je een mailtje heeft gestuurd. Er is een grens aan wat je kunt verwerken, zeker als de kwaliteit van communicatie laag is. Hoe fijn is het als jij met de juiste workflow jouw jaar kunt afsluiten? In het nieuwe jaar staan er weer meerdere trainingen gepland die je hierbij ondersteunen. Als voorproefje geven we je enkele tips die je meteen kunt toepassen!
Slimmer werken in Teams?
Werk je veel samen in Teams? Dan is het handig om afspraken te maken over het verschil tussen bijvoorbeeld mail en Teams. Denk hierbij ook aan wat je kunt verwachten aan reactietijd per communicatiemiddel en het bijhouden (en respecteren) van je Teams-status. Je kunt hiervoor je statusbericht gebruiken om nuance te geven aan je status. Als iemand het bericht echt moet zien, gebruik dan @naam.
Hoe vergader je efficiënt?
Ook voor vergaderingen geldt: maak het zo concreet mogelijk. Als iemand een onderwerp wil bespreken maar niks op papier heeft gezet, kan het verleidelijk zijn om ‘je even bij te praten.‘ Maar het is zonde om met meer mensen te luisteren als je dezelfde inhoud veel sneller had kunnen verwerken door te lezen. Of als je had kunnen nadenken over het onderwerp in plaats van een reeks eerste reacties als bespreking te hebben.
Waarom communicatierichtlijnen bepalen?
Door communicatierichtlijnen vast te leggen voorkom je dat onuitgesproken verwachtingen en persoonlijke voorkeuren de communicatie bepalen. Iemand die een hekel heeft aan bellen, gebruikt voor alles de mail. Tegelijkertijd zijn er gesprekken die je echt alleen goed kunt voeren door met elkaar verbonden te zijn, denk aan complexe vragen of als er emoties in het spel zijn.
Bij het opstellen van de communicatierichtlijnen hanteer je het principe ’minder is meer’. Minder lange mails, minder mensen in de aan- en cc-velden, minder deelnemers in de vergaderingen, minder lange vergaderingen en daardoor gestroomlijnde communicatie.
De druk om snel te communiceren en voortdurend op allerlei kanalen te letten, is vermoeiend en op termijn geeft het stress. Verhoog de kwaliteit en verlaag de kwantiteit van de interacties, zodat dat wat je doet in één keer goed gaat.
Tijdens een Streamline training leren we je hoe je jouw communicatie zo efficiënt mogelijk kunt inzetten. Daarnaast geven we je tips voor het opstellen van de communicatierichtlijnen, die je zowel zelf kunt opstellen als samen met je team. Lees hier meer en meld je aan!
