De lange Projectenlijst
Als je kijkt naar alle projecten waar je verantwoordelijk voor bent, dan is dat voor de meesten van ons een overweldigende lijst met vele zaken die opgepakt moeten worden.
Bijvoorbeeld nieuwe e-mailnieuwsbrief maken, presentatie voor nieuwe klant geven, nieuwe collega inwerken, lijn brengen in inkoopprocedure of nagaan wat Office365 nu allemaal kan. Met daarnaast nog een Eerstvolgende Acties lijst in GTD en een gevulde agenda, wordt het een hele kunst te kiezen wat je wanneer gaat doen.
Een Projectenlijst met heel verschillende projecten is lastig te gebruiken als keuzemiddel.
Als privé-projecten naast professionele staan en innovatieve langetermijnprojecten naast een operationele klus die snel af moet, ga je in je hoofd van één deel van leven en werk plots naar een ander deel.
Van alles te doen…
Het is een goede gewoonte om alles wat je wilt doen in kaart te brengen en te ordenen. Als die lijsten lang worden, heb je een nadere indeling nodig.
Voor de Projectenlijst hebben veel kenniswerkers geen indeling. Voor je taken maak je dat bijvoorbeeld door een context (bellen, thuis, bespreekpunten) toe te voegen aan de taak.
Als je tijd hebt om een taak te doen en je kiest vanuit je Projectenlijst, dan wil je graag dat je niet overweldigd wordt door die lijst.
Als je dan tientallen projecten ziet, wordt de keuze eerder een stressmoment, dan de start van een productieve dag.
Een lange lijst ordelijker maken
- Maak je Projectenlijst compleet door alle doelen, in Getting Things Done-termen jouw Gewenste Uitkomsten, waar jij naartoe werkt en die meerdere acties vergen op die lijst te zetten. Wat voor taken en afspraken zijn onderdeel van een project dat langer loopt? Voeg het toe aan je Projectenlijst. Welke doelen voor dit jaar kun je alleen bereiken met een aantal projecten? Voeg die projecten toe. Kortom, scan je omgeving, agenda, doelen en vind nog niet in kaart gebrachte projecten.
- Is je Projectenlijst onoverzichtelijk, zoek dan naar een nadere indeling. Scheid bijvoorbeeld de professionele van de privé-projecten. Doorgaans hoef je privé-projecten niet te zien als je in een professionele context zit en vice versa. Het is lastig voor te stellen dat als je zaterdagochtend bedenkt wat je aan onderhoud in je huis wil doen, waarom je dan ook de innovatie-projecten van je werk zou willen zien.
- Groepeer projecten naar de verschillende rollen en aandachtsgebieden die je hebt. Ieder van ons heeft in werk een aantal domeinen of gebieden die samenhangen. Je hebt professioneel misschien een rol als coach en innovator en in commercie, maar ook vast een rol in het op orde houden van administratie. Welke rollen heb jij en welke projecten horen bij die rol?
- Welke groepen projecten zijn voor jou relevant om apart te zetten? Werk je bijvoorbeeld enkele dagen gedetacheerd, dan wil je die projecten vast apart zien. Heb je een rol in een commissie in een verandertraject of in de medezeggenschap dan zijn dat doorgaans rollen waar je op andere momenten aan werkt dan wanneer je je reguliere werk doet.
Pak je Projectenlijst en ga eens na hoe jij de tientallen projecten op een relevante manier kunt ordenen.
