Je kent het misschien wel: je hebt even tijd om wat werk te verzetten en je opent je e-mailinbox. De eerste mail die je leest is te lang en ingewikkeld. Daar heb je nu geen zin in. De tweede mail is ook best ingewikkeld en meer iets voor morgen als je thuiswerkt.
De derde mail kun je redelijk snel oplossen, dus die wil je even snel beantwoorden. Maar terwijl je op ‘reply’ klikt, zie je veel mensen in de aan-regel staan en jij in de cc. Hmmm, dan maar eerst even afwachten of iemand anders iets doet. De volgende e-mail dan: och, dat is die dagenlang lopende kwestie tussen Verkoop en Productie! Snel door.
Voor je het weet, is er een tijd verstreken en heb je een paar routine-mailtjes beantwoordt en wat nieuwsbrieven naar je ‘nog te lezen’-mapje overgezet (niet dat je die leest, maar dat komt nog wel een keer. Ooit). En je weet dat al deze mails, met een paar nieuwe erbij, er straks nog steeds staan.
Hoe zou het zijn als je inbox niet meer als een last voelt? Stel je voor dat je over elke e-mail die je opent meteen beslist wat je ermee gaat doen. Prullenbak of archief? Meteen afhandelen? Of inplannen in je agenda? Geen herhalende rondes meer door dezelfde berichten, maar grip op je e-mail!
Het probleem van een overvolle inbox
Om grip op je e-mail te krijgen, is het belangrijk te begrijpen waarom e-mails zich opstapelen en waarom je sommige berichten meerdere keren opent. Hier zijn enkele redenen waarom het moeilijk kan zijn om controle te houden over je inbox.
- Verkeerde timing: Je opent je e-mail op momenten dat je eigenlijk geen tijd of energie hebt om beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld terwijl je bij de koffiemachine staat of wachtend voor een vergadering. Je kunt waarschijnlijk niet veel met de mails op dat moment, maar het zien van ongelezen berichten kan stress veroorzaken.
- Ongeschikte e-mails: Veel e-mails hadden eigenlijk geen e-mail hoeven zijn. Denk aan e-mails die beter een document met opmerkingen hadden kunnen zijn, of berichten die geschikt waren voor een telefoongesprek. Zulke mails blijven vaak in je inbox hangen zonder dat je er iets mee doet.
- Onduidelijke e-mails: Sommige e-mails bevatten te veel tekst, waardoor de gewenste actie niet meteen duidelijk is. Of ze bevatten meerdere doorgestuurde berichten, met alleen de vraag “Wat vind jij?”. Het nemen van een beslissing over zulke mails kan lastig zijn.
- Ongewenste e-mails: Je onderneemt geen actie om je af te melden voor nieuwsbrieven, notificaties van systemen, of updates van social media die je toch niet leest. Dit soort e-mails blijft zich opstapelen en dragen bij aan een volle inbox.
Zo krijg je grip op je e-mail en inbox
Stop met het herlezen van dezelfde e-mails! Besteed je tijd beter en zorg dat je e-mails in één keer goed aanpakt. Gebruik de volgende strategieën om efficiënt met je e-mails om te gaan en een lege inbox te bereiken.
1. Meld je af voor ongewenste e-mails: Klik op ‘uitschrijven’ bij nieuwsbrieven die je niet leest, of vraag de verzender je van de lijst te halen. Je kunt ook je notificatie-instellingen in sociale media of Teams strenger instellen, zodat je minder e-mails ontvangt.
2. Bepaal een vaste frequentie voor het verwerken van e-mails: Open je inbox niet de hele dag door, maar plan vaste momenten in om je e-mail te verwerken, bijvoorbeeld één of twee keer per dag. Zo voorkom je dat je constant afgeleid wordt en behoud je de controle.
3. Open je inbox alleen als je tijd hebt om te beslissen: Zorg ervoor dat je voldoende tijd en energie hebt om direct beslissingen te nemen over de e-mails die je ontvangt. Vermijd het scannen van je inbox zonder actie te ondernemen.
4. Gebruik de OHIO-methode: Only Handle It Once: Behandel elke e-mail maar één keer. Zodra je een bericht opent, kies je uit vier opties:
- Verwijderen: Is de e-mail niet relevant? Gooi hem weg.
- Archiveren: Bewaar de e-mail als referentie, maar zorg dat hij uit je inbox verdwijnt.
- Inplannen: Moet je actie ondernemen op de e-mail? Zet het in je agenda of takenlijst.
- Meteen afhandelen: Kun je de e-mail binnen twee minuten beantwoorden? Doe dat dan meteen.
5. Automatiseer je workflow: Gebruik sneltoetsen en geautomatiseerde regels om veelvoorkomende handelingen te versnellen. In tools zoals Outlook kun je bijvoorbeeld met één klik e-mails archiveren of automatische regels instellen om e-mails te sorteren. Dit bespaart je tijd en helpt je sneller door je inbox te gaan.
6. Communiceer tijdens verlofperiodes: Zet je out-of-office melding goed in. Geef aan dat je na je verlof waarschijnlijk veel e-mails moet verwerken en dat je pas later zult reageren. Bied aan dat mensen je kunnen bellen bij urgente zaken, zodat je hun sneller kunt helpen.
Grip op je e-mail: maak er een gewoonte van
Door deze tips toe te passen, krijg je stap voor stap grip op je e-mail en inbox. Dat betekent meer tijd en focus voor de taken die er echt toe doen, en minder stress door een overvolle inbox!
