Wie met GTD werkt, gebruikt een aantal lijsten.
Sommige lijsten gebruik je dagelijks, zoals je Agenda en je Eerstvolgende Acties lijst, en andere minder vaak, zoals de Projectenlijst of de Later/Misschien lijst. Het risico van deze niet-dagelijkse lijsten is dat ze verouderen en je ze te weinig ziet om ze echt te vertrouwen. Reflectie en onderhoud zijn nodig om alle lijsten regelmatig te zien en ze op orde te houden, zodat je ze 100% vertrouwt. En als je ze vertrouwt, ervaar je dat items op zo’n lijst ‘parkeren’ rust geeft.
100% actueel en op de hoogte
Wat zou er gebeuren als je regelmatig de tijd neemt om na te gaan hoe je werk verloopt?
Dat je bewust stil staat bij twee à drie weken die achter je liggen en je twee à drie weken vooruitkijkt? Al je lijsten zijn actueel en op orde en je hebt overzicht over al je commitments. Een opgeruimd gevoel dat je rust geeft en de kans met je volle aandacht bij dat te zijn dat je aandacht verdient.
Veel mensen vinden het lastig elke week de tijd te nemen voor deze reflectie. Wat kan je doen om dat te vergemakkelijken?
- Wekelijks Onderhoud voelt voor sommigen niet alsof je echt aan het werk bent. Je vinkt geen taken af en zorgt er niet voor dat projecten verder komen. Dat kan een reden zijn om het uurtje Wekelijks Onderhoud door te werken in plaats van na te denken over de afgelopen en komende week.
- Wekelijks Onderhoud kost je circa een uur. Veel kenniswerkers hebben het gevoel dat ze dit uur niet hebben. David Allen zegt daarop dat je dit uur (en waarschijnlijk meer) nu over de hele week stukje bij beetje gebruikt om overzicht te krijgen.
- Wekelijks Onderhoud kan ook betekenen dat je projecten en taken ziet die niet zo snel lopen als je had gehoopt. Dat kan soms frustrerend zijn. Soms is het verleidelijk deze lijsten maar niet na te lopen.
- Zoals elke gewoonte, vraagt het tijd om van Wekelijks Onderhoud iets te maken dat je als vanzelf doet. De eerste keren moet je eraan denken en je ertoe zetten. Je moet dus de eerste weken het agenderen en er bewust aan denken.
Wekelijks Onderhoud als vaste stop
- Plan je Wekelijks Onderhoud in je Agenda. In het begin moet je jezelf eraan helpen herinneren dat je Wekelijks Onderhoud moet doen. Door het te agenderen voorkom je dat je week volloopt en je er simpelweg geen ruimte voor hebt. Als je de tijd van je Wekelijks Onderhoud in je Agenda vrij moet geven, plan je Wekelijks Onderhoud dan eerder en niet later. De kans dat het gebeurt, neemt af bij uitstel.
- Kies de juiste plaats voor je Wekelijks Onderhoud. Dat is de plaats die jou helpt een uur met volle aandacht met reflectie bezig te zijn. Voorkom storingen en vragen van collega’s. Sommige kenniswerkers willen volledige rust, terwijl anderen naar een espressobar gaan.
- Plan je Wekelijks Onderhoud aan het begin van het laatste dagdeel van je werkweek. Je hebt dan een week om op terug te kijken en een week om naar vooruit te kijken. Als je laatste werkuren niet volgepland zijn, heb je dan ook nog tijd om eventuele acties te doen, zodat je opgeruimd het weekend ingaat.
- Doe het samen. Als je in een team werkt, dan kan iedereen individueel Wekelijks Onderhoud doen en daarna kort samen vaststellen wat er op teamniveau aan acties mogelijk zijn. Het helpt ook de individuele teamleden om het Wekelijks Onderhoud ook echt te doen als je daarna overleg erover hebt.
- Zorg voor rituelen, zodat je in de juiste stemming komt. Voor de één is dat een muziekje of even naar een espressobar lopen en voor de ander is een vast moment in de week voldoende om er een gewoonte van te maken.
Weet wat jij nodig hebt om je Wekelijks Onderhoud echt te doen. Plan je Wekelijks Onderhoud en zorg dat je ervaart hoe plezierig het is om weer helemaal bij te zijn.
