Ik kom er maar niet aan toe
Er zijn van die taken die je niet even tussendoor kunt doen.
Dat kan zijn, omdat ze veel concentratie en focus nodig hebben. Als de complexiteit of omvang wat groter is, heb je niet zoveel aan een kwartiertje of half uur om eraan te werken, dan zit je er pas net een beetje in. Als je dan wel verdeeld over de dag overleggen hebt of beschikbaar bent voor klanten of collega’s, kom je er maar moeilijk aan toe. En er is voldoende ander werk te doen, zoals je inbox.
De meeste kenniswerkers besteden veel tijd in hun e-mailprogramma.
Dus als je ’s ochtends met een vers kopje koffie naast je in je inbox begint, dan is het ‘ineens’ alweer tijd voor een afspraak of de lunch. Dat geeft weinig ruimte (letterlijk en figuurlijk) voor werken aan een grotere taak.
Hoe zou het zijn als je je werkdag begint met een actie die echt waarde toevoegt? Een grotere actie?
Je kunt de frisse energie van de ochtend gebruiken voor wat steviger denk- of schrijfwerk waarmee je écht wat toevoegt en stappen zet in een belangrijk project.
Je reflexbrein kiest liever voor hier en nu
De macht der gewoonte is sterk.
Hoe ziet de start van jouw werkdag er altijd uit? Natuurlijk is dat afhankelijk van je werkplek en -omstandigheden, maar voor velen van ons is de start om op je werkplek altijd als eerste de inbox te openen. Als je dat al niet ’s ochtends op je smartphone deed. En als je een keer in je e-mail zit, kom er dan nog maar eens uit.
Je reflexbrein houdt wel van snelle actie en nieuwe input.
Net als van gewoontes. Dus start je elke dag in je inbox en daar zit de korte termijn voldoening van e-mailtjes afhandelen, vooral de kortere acties. Zo houd je de gewoonte in stand. Als je voldoende werk hebt dat om wat kortere acties vraagt, is dat makkelijker dan de grote taken die wat diffuser zijn of waar het gewoon langer duurt voor het af is.
Je houdt niet altijd rekening met wanneer je van nature het beste denkwerk kunt doen.
Grotere taken vragen denkkracht. De meesten van ons hebben ’s ochtends het meeste mentale energie. Als je aan het eind van een werkdag vol e-mails, overleggen en ad hoc vragen nog een uurtje over hebt, is je creativiteit niet altijd heel hoog meer, dus kies je ook minder snel om iets te doen wat veel van je vraagt. Net zomin als allemaal korte momenten tussen afspraken door echt helpen – een langer blok is dan fijner.
Begin de dag goed
Als je zorgt dat je dag goed start, heb je daar de hele dag profijt van.
- Blokkeer (minimaal) het eerste uur van de dag in je agenda voor ‘eigen werk’. Zo voorkom je dat anderen meteen al overleggen inplannen. Aangezien je tijdens een afspraak met anderen je e-mail niet checkt, doe je dat ook tijdens deze afspraak met jezelf niet :-). Je hebt de vorige werkdag je inbox nog gezien, dus die kan (in de meeste gevallen) best een uurtje wachten. En na dat uur, ben je ook echt even beschikbaar voor ad hoc werk.
- Noteer aan het einde van de werkdag wat je de volgende ochtend als eerste gaat doen. Zorg dat je precies weet wat je gaat doen door een heldere actie te noteren. Dan heb je ’s ochtends geen energie en tijd meer nodig om te kiezen. Je maakt het makkelijker om het ook echt te gaan doen.
- Maak er eventueel een aparte groep voor op je Eerstvolgende Acties lijst. We noemen dat in GTD de ‘context’. Elke ochtend doe je dan minimaal één actie van die context. Geef die een naam die je aanspreekt, zoals groot, xl, ochtend, focus, impact of flow.
- Help jezelf uit je inbox te blijven. Laat Outlook starten in je agenda bijvoorbeeld, in plaats van in de inbox. Of zet Outlook offline als je afsluit, zodat je ’s ochtends niet meteen nieuwe e-mail ziet. Dat zijn kleine aanpassingen die helpen om te doen wat je je hebt voorgenomen.
Welke grotere taak ga jij morgenochtend doen?
