Te veel of te weinig
Je takenlijst is vast lang.
Misschien wel heel erg lang. Met grote en kleine taken, strategische en operationele. Van alles wat. Dat maakt het weleens lastig als je een taak kiest, om snel bij de juiste uit te komen.
Georganiseerd zijn kan leiden tot micromanagement.
Je hebt takenlijsten en alle taken op een rij. Misschien met een projectnaam erbij of een deadline. Dat kan ook betekenen dat je erg veel tijd stopt in het op rij krijgen van je verplichtingen.
Stel je voor dat allerlei kleine taakjes niet aan je blijven plakken, maar gewoon razendsnel gebeuren. Je tikt ze zo achter elkaar af. Jij blij en anderen blij.
Te hard of te zacht
Uiteraard is het een kwaliteit als je actiegericht bent.
Het risico is alleen dat je op àlles wat er je wereld binnenkomt direct reageert. Dan versnippert je werkdag en heb je een erg reactieve dag. David Allen stelt de vraag: “Is wat je nu doet het belangrijkste wat je kunt doen?” Dat weet je alleen als je overzicht hebt over wat je kunt doen en niet elke mogelijke actie meteen doet.
Ook bedachtzaamheid is een kwaliteit. Mits je ook daar maat mee houdt.
Het is verleidelijk om voor je iets gaat doen, goed na te denken er eerst een taak van te maken en die op te nemen in je Eerstvolgende Acties lijst, zodat je daarna kan vaststellen wat dan nu de belangrijkste taak is. Maar het kan soms minder energie kosten die taak gewoon te doen.
Doe meteen, mits…
- Als je iets wil doen en het kan in twee minuten, doe het dan meteen. Het is sneller om die actie simpelweg te doen, dan om die taak in je takenlijst op te nemen. Het wordt micromanagement om zulke taken aan je lijst toe te voegen. Doen is sneller.
- Het geeft een lekker gevoel als je bijvoorbeeld je aantekeningen of e-mail verwerkt om acties direct af te werken. Dat geeft een gevoel van vaart, van momentum. En anderen hoeven dan ook niet op een actie van jou te wachten, maar zijn direct geholpen.
- Als je inschat dat een actie in twee minuten kan, hoef je kennelijk ook niet na te denken wàt die actie precies is. Vaak voegt het waarde toe om na te denken wat in een bepaald geval de actie is die je wil doen en is dat niet vanzelfsprekend. Kleine acties zijn doorgaans wel concreet genoeg om ook maar meteen te doen.
- Als je iets niet wil doen, is twee minuten nog te lang. Stel dat je in twee minuten een e-mail kunt beantwoorden, maar het is een slordig opgestelde e-mail die aan tien anderen gericht is, dan is het argument dat het maar twee minuten duurt geen reden om het toch te doen. In twee minuten kun je ook heel andere dingen doen.
- Heb je heel veel twee minutenacties, dan kun je ze misschien stapelsgewijs verwerken. Dat is dan nog effectiever. Als je bijvoorbeeld een aantal te betalen facturen hebt, of een aantal vergaderverzoeken in je inbox, dan kun je die samenpakken en achter elkaar verwerken. Je wint dan nog wat vaart door achter elkaar die ene soort taak, facturen betalen of agendaverzoeken beantwoorden, af te handelen. Je hebt dan de juiste mindset en het juiste scherm voor je, dus dat scheelt switchen tussen taken.
- Heb je heel veel twee minutenacties, dan is daar misschien structureel iets aan te doen. Je waarneming dat je te veel twee minutenacties hebt, is stuff. Dus denk als je stuff verwerkt na of je een actie wil doen om minder twee minutenacties te krijgen. Krijg je bijvoorbeeld veel dezelfde vragen via de e-mail, dan kun je misschien een antwoordpagina op je site maken en daarnaar verwijzen. Krijg je veel vragen uit je team, dan kun je misschien meer bevoegdheden delegeren. Of helpen om meer eigenaarschap en oplossend vermogen in het team te krijgen. Kortom, is er een rode draad of oorzaak die zorgt voor veel van jouw twee minutenacties en die je structureler kunt aanpakken?
- Doe niet de hele dag door twee minutenacties, maar alleen als je inboxen verwerkt of routinewerk doet. Als je de hele dag op elk idee dat je hebt, op elke vraag van een collega of elke sms met een actietje direct reageert, dan versnippert je dag. Je kunt dan nauwelijks meer een gesprek voeren of geconcentreerd een taak doen. Plan de twee minutenacties om voor of na het verwerken van je e-mail of aantekeningen of andere inboxen te doen.
- Als je de juiste vaardigheden hebt, kan er veel in twee minuten. Leer bijvoorbeeld sneller lezen! Dan is dit artikel een twee minuten-actie.
Ben je jouw inboxen aan het verwerken en zie je iets dat je in twee minuten kunt doen, doe dat dan meteen! Weer een actie af!
