De meeste kenniswerkers die met hun e-mail aan de slag gaan, doen dat vanuit de inbox.
Daar staat de e-mail waar nog iets mee moet. Of waarbij je op een antwoord van een ander wacht. Soms wordt die e-mail voorzien van een vlag of een kleurtje om iets meer overzicht in die vele e-mails te hebben. En zo wordt voor veel kenniswerkers die inbox een mix van taken, Wachten Op, te archiveren e-mail en e-mail waar nog niet helemaal duidelijk van is wat er precies mee moet.
De gemiddelde kenniswerker ziet elke e-mail 7 keer
Wie de e-mailinbox (of Postvak In) als werkplek gebruikt, houdt e-mails waar nog iets mee moet in de inbox.
Dat maakt dat de inbox allerlei soorten e-mails door elkaar bevat die allemaal verschillende acties vragen van jou. De inbox is dan een mix van e-mails waar je zelf iets mee moet doen, e-mails waarbij je op antwoord van anderen wacht, e-mails die gearchiveerd moeten worden, e-mails die je nog een keer goed moet lezen.
Het nadeel van zo’n bundeling is dat je niet snel kan zien welke e-mails je uit hebt staan waar nog een antwoord op moet komen. Of als je je belacties wilt doen, kan je dat niet zo maar uit je inbox halen.
Als je een actie moet doen naar aanleiding van een e-mail, kan je dat doorgaans niet aflezen aan de onderwerpregels van de e-mail of de eerste zinnen.
De meeste e-mails zijn niet zo opgesteld dat er maar 1 actie per e-mail is of dat een scherpe Eerstvolgende Actie meteen duidelijk is. De e-mail zien, betekent graven in je geheugen wat je er ook alweer mee moet.
Als je in je e-mailinbox een fikse werkvoorraad hebt staan, is de vraag hoe je kiest wat je gaat doen?
Hoe weeg je de mogelijke acties uit de e-mail af tegen je eigen bedachte acties op je takenlijst? Het risico is dat je een uur (of meer!) ‘e-mail gaat doen’. Dat klinkt als een erg vage taak.
Eerst overzicht, dan actie
Stel je voor dat je de grote hoeveelheid e-mails, die elke dag weer op je afkomen, elke dag in 1 of 2 rondes streng en gedecideerd beoordeelt en verwerkt en dat je er pas mee aan de slag gaat als je weet wat je allemaal kan doen.
De inbox, een vertrouwde plek
Veel kenniswerkers hebben niet direct een idee waar een e-mail moet blijven om er ordening aan te geven.
Vaak zijn mapjes de eerste stap maar, horen wij vaak, dan vergeet je in die mapjes te kijken en dan lopen er dingen mis. Plus de mapjes bevatten vaak allerlei soorten e-mails, dus dat zijn niet pure takenlijsten of pure archiefmappen.
Het voelt als dubbel werk als je eerst over alle e-mails een beslissing neemt en ze pas later echt afhandelt.
Nu zien veel kenniswerkers die e-mail echter veel vaker dan 2 keer, dus wat voelt als dubbel werk, is een investering die loont.
Controle!
- Heb je een grote, volle inbox met allerlei e-mails erin, gun jezelf dan een nieuwe start. Maak een map Inbox Oud en kopieer daar de huidige inbox naartoe. Je inbox is leeg. Zorg wel dat je een project maakt van het verwerken van de oude inbox.
- Neem over alle nieuwe e-mail een beslissing of er voor jou een actie in zit. Kun je deze in minder dan 2 minuten doen, doe die actie dan meteen. Let op, deze regel geldt alleen voor de acties die je toch wilt of moet doen.
- Zit er geen actie in, ga dan na wat de beste plaats voor de e-mail is: Prullenbak (nooit meer zien), Later/Misschien lijst (regelmatig terug zien) of Archief (terugzoeken als dat nodig is). Afhankelijk van het nut van de e-mail kies je een bestemming. Uiteraard is het dan zaak dat je een archiefsysteem hebt dat je vertrouwt, dus dat kan een project op zich zijn.
- Zit er wel een actie in, dan zet je de actie in je Agenda. Als het datum- en/of tijdgebonden is of op je actielijst als je deze zo snel mogelijk wilt doen. Kun je de taak delegeren, dan wordt het voor jou een Wachten Op item. Zet alleen in je agenda wat echt datum- en tijdgebonden is, anders vult je agenda zich met wat je hoopt te doen en dat ontneemt het zicht op wat je echt moet doen.
- Heb je je inbox leeg, dan heb je overzicht over alles wat je kan doen en kan je veel gerichter kiezen wat je gaat doen. Die e-mail waar je anders mee gestart was, was misschien het minst belangrijk van alles dat je kon doen.
- Op je Eerstvolgende Acties lijst voeg je de acties toe die je naar aanleiding van de e-mails oppakt. Maar uiteraard ook taken die uit andere bronnen komen: wat je zelf bedenkt, uit gesprekken en brainstorms, uit overleggen. Daardoor kan je wat je allemaal kan doen beter onderling vergelijken.
Voorkom dat je rondzwemt in je inbox en elke e-mail 7 keer ziet: verwerk, beslis, organiseer en kies dan wat je kan doen en dat wat op dat moment de meeste waarde toevoegt.
