In veel organisaties is er veel op vergaderingen aan te merken.
Deelnemers ploffen onvoorbereid in hun stoelen. De voorzitter komt gehaast uit een andere vergadering en is in gedachte nog met die vergadering bezig.
De agenda is een mix van allerlei zinnen, problemen en thema’s, waar bij sommige thema’s niet meer duidelijk is wie dat en waarom op de agenda heeft gezet.
Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten
Veel vergaderingen lopen niet goed, omdat ze op de automatische piloot gaan.
Als je erbij stil staat hoe lastig het is complexe onderwerpen in een bijeenkomst te bespreken en daar, al pratend, besluiten over te nemen. Dat vraagt voorbereiding en inzet. Daarnaast houdt niet iedereen ervan om al pratend tot iets te komen. Veel kenniswerkers lezen liever individueel of bespreken zaken liever met twee à drie personen, liefst met manieren om het denken visueel te maken, zoals met een whiteboard.
Om een sessie goed te laten verlopen, zijn ook allerlei praktische zaken van belang.
Niet te lange agenda’s, geen kop-staart planning zodat je de ene vergadering uitloopt en de andere in, hele teams of projectgroepen die aanwezig zijn, terwijl niet alle agendapunten voor iedereen relevant zijn.
Echt in gesprek zijn
Hoe zou het zijn als besprekingen een scherp gedefinieerde agenda hebben, waarbij de juiste mensen goed voorbereid aanwezig zijn?
Dat besprekingen vlot op gang komen en je in flow de tijd vergeet en opgaat in het onderwerp dat je aanpakt. Dat er geen voorzitter nodig is, omdat iedereen, bijna intuïtief, zorgt voor ruimte voor elkaar.
Hoe pak je dat aan?
- Bij elkaar te komen in een vergadering om iets op te lossen, moet een bewuste keuze zijn en geen automatisme. Kies dan aanwezigen, duur, agenda, werkvormen, media, locatie, voorbereiding en leiding zodanig dat het naadloos past bij wat je wilt oplossen. Soms is even met een collega bij een whiteboard overleggen en schetsen handig, soms samen lunchen en andere keren gezamenlijk een document opstellen.
- Bepaal wat de Gewenste Uitkomst van jouw bijeenkomst is. Wat is er af, verbeterd, klaar, anders als je de issue waar je aan gaat werken “klaar” noemt. Agendapunten als “Budget Q3” of “Arbo” of “Klachtenafhandeling februari – april” zijn niet duidelijk genoeg. Lees meer adviezen over het formuleren van een Gewenste Uitkomst.
- Check bij een uitnodiging voor een vergadering of de Gewenste Uitkomst en agenda duidelijk zijn. Zo niet, dring aan op opheldering. Wat is de kans dat een groep niet voorbereide mensen al pratend over een onafgebakend onderwerp tot iets erg goeds komt?
- Elk bespreekpunt eindigt met een Eerstvolgende Actie of meerdere Eerstvolgende Acties. Voorkom besluiten als “Kun jij daar eens naar kijken” of “Wil jij daar eens iets over op papier zetten.” Maak concreet wie wat doet.
- Zorg dat de secretaris of voorzitter deze Eerstvolgende Actie op zijn Wachten Op lijst zet en een aantal dagen voor de deadline checkt bij de actienemer of de actie gedaan is. Geslaagde acties geven een gevoel van dynamiek en dat helpt bij besprekingen de moed erin te houden. Is het niet duidelijk wat voor een kwestie de Eerstvolgende Actie is, dan is het uitzoeken daarvan de Eerstvolgende Actie.
- Ga regelmatig met een team lunchen, wandelen of met een koffietje bijpraten. Informele uitwisseling is waardevol. En dat voorkomt dat je elkaar alleen treft in die gevreesde vergaderingen.
Start elk bespreekpunt met een Gewenste Uitkomst en sluit elk bespreekpunt af met één of meerdere Eerstvolgende Acties. Met een helder begin en eind worden vergaderingen weer nuttig.
