Een ongedefinieerde berg ondoenlijkheden
In zijn boek Getting Things Done noemt David Allen sommige takenlijsten een ongedefinieerde berg ondoenlijkheden.
Taken zijn niet meer dan kreten, zelfstandige naamwoorden en vlugge schetsen, die je eenvoudigweg niet kunt doen. Zo’n lijst openen leidt niet tot actie maar tot nadenken, puzzelen en waarschijnlijk verder gaan met een taak die wél duidelijk is.
Hoe vaak krijg je niet een e-mail met een onderwerpregel die je niet verder helpt?
Een kreet als ‘Update’ of een vele malen doorgestuurde mail, waarvan het onderwerp al lang niet meer actueel is: ‘Re: Re: Re: Re: Telefoontje De Vries.’ Zou je zo’n mail op je takenlijst zetten of werk je vanuit je inbox, dan heb je met zo’n mail geen concrete taak voor jezelf gemaakt. Elke keer als je die e-mail ziet, moet je nadenken, de e-mail herlezen en je geheugen afspeuren. Zonde van de denkkracht en inefficiënt, want zo lees je mails veel vaker (tot wel zeven keer!) dan nodig.
Stel je voor dat je takenlijst alleen concrete acties bevat met heldere en praktische werkwoorden die je direct kunt uitvoeren. Je hoeft niet meer na te denken of terug te zoeken in e-mails naar wat je precies moet doen, maar weet dat en je hebt alle gegevens die je erbij nodig hebt onder handbereik.
Maak denken af
Veel taken zijn nog geen taken, maar losse eindjes die je vastgelegd hebt. Dat is al waardevol, maar slechts de eerste van twee stappen.
Het zijn nog ideeën, oppoppende gedachten, niet verwerkte e-mails. Uiteraard prima om al die losse eindjes te verzamelen, maar om er acties van te maken vraagt het van jou nog wat extra denkkracht.
Soms is het ook lastig direct te zien wat nu precies je actie is.
Wat is de actie die je rond een groot project moet doen? Wat is naar aanleiding van een lange en onduidelijke e-mail vol problemen de eerste stap die je kunt zetten? Dat vraagt denkkracht.
Een actie bevat een werkwoord
- Neem je aantekeningen erbij, open je mailbox en ga na voor welke items jij een actie te doen hebt. Een wezenlijke scheiding, nadat je van alles verzameld hebt waar je mogelijk iets mee wil, is het onderscheid tussen die zaken waar jij een actie voor gaat doen en die zaken waar jij geen actie voor gaat doen. Met de actie-zaken gaan we verder. De rest is archief of prullenbak.
- Bepaal voor die items wat de eerste actie is die jij kunt doen. Bijvoorbeeld door jezelf de vraag te stellen: ‘Wat zou ik nu doen als ik er nu mee aan de slag kon?’ Zie zo levendig mogelijk voor je wat je dan als eerste zou doen. Zie ook voor je waar je dan bent en wat voor spullen je voor deze actie nodig hebt.
- Ga na of je werkwoorden concreet zijn. Zo concreet dat je direct weet wat je wil doen. Een werkwoord als ‘implementeren’ is niet iets dat je kunt doen, net als ‘optimaliseren.’
- Heb je een niet-concreet werkwoord, bijvoorbeeld ‘nadenken’ , beantwoord dan deze vraag: ‘Wat zie ik jou doen als je aan het nadenken bent?’ Als je daar een antwoord op hebt, bijvoorbeeld dan maak ik op een whiteboard een mindmap of dan maak ik een wandeling en denk ik over die kwestie, dan is dat werkwoord voor jou concreet. Zo niet, dan zoek je door naar concretere werkwoorden.
- Gebruik consequent dezelfde werkwoorden voor dezelfde acties. Dan zie je ook welke soorten taken je hebt en kun je die groeperen en tegelijk afhandelen. We noemen dat een context. Door consequent ‘bellen’ te gebruiken en niet de ene keer ‘bellen’ en de andere keer ‘telefoneren’ en weer een andere keer ‘contact opnemen.’ Dat kan ook met werkwoorden als betalen, in agenda inplannen, op internet zoeken, mail sturen.
- Bekijk in je Wekelijks Onderhoud de voortgang op deze groep acties. Ben je tevreden? Wat wil je bijstellen? Werken deze werkwoorden? Waar zit een mogelijke verbetering?
Maak denken af als je taken vastlegt en heb daardoor op jouw takenlijst alleen acties staan die je ook echt kunt doen.
