Sorry!
De bespreking loopt op het einde, dus een goed moment om de acties nog eens te herhalen.
Berry gaat een voorstel maken om aan extra middelen voor een project te komen. Je aarzelt. Berry heeft niet de naam zijn acties altijd stipt na te komen. Ondanks je aarzeling voeg je de actie toe aan jouw Wachten Op lijst. Berry schrijft helaas niks op… Als dat maar goed gaat.
Je loopt bij een teamlid binnen om na te gaan of het nog gelukt is drie mensen te bellen naar aanleiding van vragen over jouw project.
“Eh, nog niet aan toegekomen, sorry, gekkenhuis hier, ik pak het op!” Tja, daar sta je dan. Twee weken lang niks gehoord en nu is er kennelijk niks gebeurd. Was de urgentie niet duidelijk?
Stel je voor dat alle zaken waar jij je verantwoordelijk voor voelt en die nu bij anderen liggen, helemaal uit je hoofd zijn. Een ander is aan zet en voorlopig is geen nieuws goed nieuws.
Hopen op?
- Als je voor een taak input van iemand anders nodig hebt of je hebt een taak gedelegeerd, dan leg je die taak vast op een belangrijke GTD lijst: jouw Wachten Op lijst. Er is dan even niks anders te doen dan wachten. De ander gaat aan de slag en tot die tijd kun jij niks doen. Voor veel kenniswerkers betekent dat ook echt passief afwachten. Soms tegen beter weten in.
- Het kan zijn dat je twijfelt of iemand de taak waar jij op wacht, echt gaat doen. En niet alleen doen, maar ook goed uitgevoerd en het liefst ook op korte termijn. Niet altijd is dat duidelijk voor de uitvoerder van de taak. Een onduidelijke taak bij iemand neerleggen levert waarschijnlijk niet het gewenste, maar onuitgesproken resultaat. Vind je het lastig om iets aan iemand op te dragen of heel concreet te zijn in wat je wanneer verwacht, dan wordt het proces onduidelijker dan nodig.
Iets is alleen Wachten Op als je erop vertrouwt dat het afkomt
- Als je een taak op je Wachten Op lijst zet maar je vertrouwt er niet op dat die taak gedaan gaat worden, dan staat die taak niet op de juiste plek in je GTD systeem. Je weet immers dat je tevergeefs wacht en dan hoort dit item niet op die lijst te staan.
- Bespreek de taak met degene die er een rol in heeft en ga na wat je kunt doen om te zorgen dat de taak opgepakt wordt en vanaf dan voor jou Wachten Op wordt. Wat helpt om de taak te doen? Concreter maken? Hulp bieden? Een einddatum en tussendoor checken? Uitleggen waarom deze taak belangrijk is?
- Mocht je aarzelen of je iemand een concrete taak kunt ‘opdragen’, bespreek dan je aarzeling. Door indirect of vaag te zijn over wat je verwacht, wordt het proces voor de ontvanger van de taak direct onduidelijker. Je kunt Getting Things Done kennis gebruiken om er een concrete Eerstvolgende Actie van te maken.
- Noteer bij je Wachten Op items de datum vanaf wanneer de taak bij een ander ligt, bij wie de taak ligt en wat de taak is. Noteer eventueel een deadline die voor jou relevant is. Zo kun je snel zien hoe lang iets al uitstaat, maar ook bij wie je welke taken uit hebt staan. Spreek je elkaar, dan heb je direct overzicht over waar je samen aan werkt.
- Gebruik een reële einddatum voor je Wachten Op, maar ga tijdig na of de taak af gaat komen. Er is niks mis met tussendoor nagaan of de afgesproken datum gehaald wordt. Bij een teamstart of overlegmoment is het handig de Wachten Op items te bespreken.
- In je Wekelijks Onderhoud ga je na wat er bij wie uitstaat en hoe die taken opgepakt worden. Bekijk niet alleen óf de taak gedaan wordt, maar ook hoe en evalueer dat. Fijn als je complimenten kunt geven en nuttig als er verbetertips zijn. Hiermee kun je toekomstige Wachten Op items vlotter laten verlopen.
Maak je Wachten Op items concreet en check tijdig of ze gebeuren. Bespreek wat nodig is om de samenwerking vlot te laten verlopen.
