Een lijst per project of prioriteit helpt niet om te kiezen
Als je per project of prioriteit een actielijst hebt, kom je steeds acties tegen die je op dat moment niet kan doen.
Je loopt je lijst door: oh ja, even je collega vragen naar de uitkomst van het overleg vorige week. Maar je collega is net even weg, dus een andere actie kiezen. Verder schrijven aan je rapport dan, maar dat is eigenlijk niet handig midden in de flexruimte met bellende collega’s om je heen. Ook bellen dan? Eén bel-taak gevonden, maar had je niet nog meer belletjes te doen? Even zoeken.
Het kost tijd en levert frustratie op om steeds al je acties te zien en daaruit te moeten kiezen.
Je komt dan ook acties tegen die je op dat moment niet kunt doen, maar wel hoge prioriteit hebben. Dat geeft geen lekker gevoel. Daardoor motiveert het ook niet om met je lijsten te werken – het werkt namelijk niet fijn. Het helpt je niet kiezen.
Hoe plezierig zou het zijn als je altijd snel ziet welke acties je op dat moment kunt doen?
De andere acties moeten ook nog, maar aangezien je die nu niet kan doen, hoef je die ook niet te zien. Ben je op kantoor, dan zie je niet je thuis-taken en kun je ergens niet bellen, dan zie je de bel-taken niet. Het is net als met boodschappen: in plaats van één lange lijst van boodschappen voor drie winkels, maak je een lijstje voor elke winkel. Met je actielijst kan dat ook.
Wat kan ik hier nu doen?
We zoeken automatisch naar samenhang in ons werk.
Dus denken we na over wat we voor een bepaald project of een klant moeten doen. We zijn gewend om alles ook op die manier te organiseren, zoals in je e-mailarchief en je to-do-lijst. Aangezien er altijd meer te doen is dan wat je op een dag kunt doen, voelt het logisch ook prioriteiten aan te geven op je to-do-lijst. Eerst wat belangrijk en urgent is!
Maar prioriteiten veranderen steeds en je kunt niet alles overal doen.
Prioriteiten en projecten zijn daarmee niet het handigste principe om je actielijst te ordenen. Wat dan wel? De context. Met andere woorden: waar moet je zijn of wat heb je nodig om een actie te doen? Zo maak en gebruik je een actielijst per context.
- Maak een lijstje met plekken, gereedschappen en personen waar jij vaak mee werkt. Dat worden je contexten. Denk aan: telefoon, kantoor, flexplek, stiltewerkplek, thuis, computer, bespreekpunten voor collega’s met wie je veel samenwerkt, specifieke tools of omgevingen zoals software of in de trein. ‘Overal’ kan ook een context zijn, voor acties die je overal kan doen.
- Groepeer je acties per context. Maak een categorie, label of kopje voor elke context en zet daar de acties onder die bij die context horen.
- Als je kiest welke actie je gaat doen, open dan alleen de lijst van de context die op dat moment van toepassing is. Als je op een stiltewerkplek zit, hoef je al die andere contexten immers niet te zien. Als je thuis of bij een klant werkt, hoef je acties die je alleen op kantoor kan doen, niet te zien.
- Evalueer na een aantal weken of je de juiste contexten hebt. Als de contexten je niet goed helpen om te kiezen, dan doen ze hun werk niet goed. Als een context heel veel acties heeft, moet je ‘m misschien splitsen. Zo kan ‘computer’ uiteenvallen in ‘uitzoekwerk’, ‘schrijfwerk’ en ‘e-mail’. Als een context nooit acties heeft, haal die context dan uit je lijst. Als de naam je niet aanspreekt, wijzig die dan. ‘Focus’ klinkt bijvoorbeeld anders dan ‘stiltewerkplek’.
Welke contexten gaan jou helpen kiezen?
