Je kunt van alles doen
Ken je het gevoel: je vraagt je af wat je nu eens zult oppakken.
Had je een plan met taken voor vandaag? Vervallen er deadlines vandaag? Of heb je een Post-It met wat dingen die dringend moeten? Of toch maar wat e-mails wegwerken? Je kunt van alles doen maar niet alles, om David Allen eens te citeren. Hoe kies je dan?
Hoe vaak merk je dat je iets aan het doen bent dat je eigenlijk niet van plan was te doen?
Een vrij urgente kwestie die opduikt? Of een taak via de e-mail die erg leuk is en die je snel even denkt te doen, maar die toch een dik half uur duurde? Je pakt spontaan iets op, zonder er echt over na te denken of dit voor jou of iemand anders nu belangrijk is.
Stel je eens voor dat je de vraag ‘Is wat je nu doet het belangrijkste dat je kunt doen?’ altijd met ‘Ja!’ kan beantwoorden. Dat je altijd zeker weet wat je kunt doen en daar een gemotiveerde keuze uit maakt, passend bij het moment en de plaats waar je nu bent.
Hoe kies je?
Er zijn momenten op een dag dat je kunt kiezen wat je gaat doen.
Je hebt niks in je agenda, dus je kunt een keuze maken. Veel kenniswerkers hebben een intuïtieve, niet erg expliciete manier om dan een keuze te maken. Wat is nu urgent? Wat zit vooraan in mijn gedachten? Wat is het laatste dat ik als taak gezien heb? Of reageren op de nieuwste e-mails…
Als je een complete acties- en projectenlijst hebt, heb je vast tientallen acties.
Dat kan ertoe leiden dat je een bepaalde taak gaat doen, maar je onrustig wordt van alles dat ook nog moet. Doe je die ene taak, dan doe je de andere niet. Maar die andere is ook belangrijk, dat had eigenlijk ook al af moeten zijn.
Kies en doe
Om te weten of dat wat je nu doet het belangrijkste is dat je zou kunnen doen, zijn er een aantal GTD-gewoonten die je helpen de juiste keuze te maken.
- Het helpt om in reflectiemomenten, bijvoorbeeld je Wekelijks Onderhoud of bij een dagstart, te bepalen wat je die dag wil doen. Daarmee voorkom je dat je telkens opnieuw je takenlijst door moet om een taak te kiezen. Ga aan het einde van de dag wel na of je je ook aan jouw lijstje gehouden hebt. Zo ja, hulde. Zo nee, hoe kun je dat morgen beter doen?
- Wat kún je op dit moment doen? Vaak is wáár je bent bepalender voor wat je kunt doen, dan wat nu het meest belangrijk is.
- Welke taken kun je doen, gezien de plek waar je bent, oftewel gezien je huidige context? Denk aan een telefoon, je computer of specifieker Powerpoint of je collega Fred. Dat betekent dat je soms bepaalde contexten dicht kunt laten in je takenlijst, omdat je niet in die context bent. Zit je in een stiltecoupé, dan kun je niet bellen. Is het salesteam niet voor handen, dan kun je de bespreekpunten voor dat team dichtlaten. Dat maakt de keuze al wat praktischer.
- Welke taken kun je doen gezien de tijd die je nu hebt? Kies een zo groot mogelijke taak die je binnen die tijd kunt doen. Als je een uur tot je volgende afspraak hebt, is dat een mooie tijdsduur om over de invalshoek van een presentatie na te denken en een opzet te maken. Zonde om dan allerlei kleine praktische klusjes te doen. Belt iemand dat hij tien minuten te laat is voor de afspraak met jou, dan wil je een klein praktisch klusje doen.
- Welke taken kun je doen gezien je huidige energieniveau of stemming? Een creatieve oplossing voor een probleem bedenken is heel iets anders dan een artikel corrigeren. Dat is weer iets anders dan wat bestanden bij elkaar zoeken voor een bespreking.
- Heb je nu nog van alles waar je uit kunt kiezen, bepaal dan welke nu het belangrijkste is. Kies die intuïtief of ga na wat belangrijk is. Wat is nu, op dit moment, het meest waardevol om te doen? En voor wie is dat waardevol? Voor een klant of voor jouw persoonlijke ontwikkeling? Is het een voor jou belangrijk project?
Hang een briefje in het zicht op je werkplek met de vraag: “Is wat je nu doet het belangrijkste wat je kunt doen?”, zorg ervoor dat je steeds vaker met stelligheid ‘Ja!’ zegt.
