Op veel plekken in werkend Nederland wordt dagelijks werkdruk ervaren.
Door bezuinigingen, veeleisende klanten of patiënten, uitbreiding van taken of dynamiek in het werk van alledag, wordt voor velen parttime in feite fulltime en voor fulltimers wordt het werk iets dat voortduurt. Daarmee wordt ‘s avonds werken, of de e-mail wegwerken, voor veel kenniswerkers een uitloop van de werkdag. Om een burn out of dergelijke situaties te voorkomen is het wijs om te leren hoe je ‘nee’ zegt op je werk.
Ook als je geen last hebt van werkdruk zijn er soms momenten waarop je nee wilt zeggen tegen nog méér werk.
Daar kunnen allerlei redenen voor zijn! Bijvoorbeeld omdat je al veel projecten hebt, of omdat je projecten doet waar je geen routine in hebt en die dus veel van je vergen. Om de kwaliteit van dat werk te borgen wil je op dat moment geen extra commitments op je nemen.
Stel je eens voor dat je volkomen ontspannen maar glashelder ‘nee’ kunt zeggen op je werk? En dat dit jouw ‘nee’ voor alle betrokken partijen volkomen duidelijk is en geaccepteerd wordt?
Wat maakt nee zeggen zo lastig?
Leren om nee te zeggen op je werk is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Hieronder een paar redenen waarom ‘nee’ zeggen zo moeilijk kan zijn.
Velen van ons vinden het niet leuk en vaak ook niet makkelijk om ‘nee’ te zeggen tegen iemand die iets vraagt.
Het is leuk iemand te helpen en je wilt ook niet die professional zijn die nooit eens wat op zich neemt. En sommige vragen of voorstellen kunnen zo geformuleerd zijn dat je ook behoorlijk je best moet doen om ‘nee’ te zeggen. Als je gedoe wilt voorkomen, zeg je ‘ja’.
Extra werk kan nu net het interessante werk zijn waar je het liefst meer van doet.
Misschien heb je veel routinewerk of minder uitdagend werk dat veel van je tijd in beslag neemt, maar is dat extra werk nu net een verrijking. Dan zeg je daar liever geen ‘nee’ tegen.
In het GTD-beslisschema stellen we bij nieuwe ‘stuff’ die je verwerkt de vraag “Zit hier voor jou een actie in?” Bij die vraag staat geen waarschuwing of je wel ruimte hebt die verplichting op je te nemen.
Het is verleidelijk om bij een leuk project, een overtuigend aangeboden taak door een collega of een gemailde vraag van een klant direct de bijbehorende Gewenste Uitkomst en Eerstvolgende Actie te formuleren, zonder na te gaan of dat past in jouw bestaande commitments.
Een Projectenlijst of een Eerstvolgende Acties lijst is vrij abstract. Je ziet niet ergens een stapel werk of de hoeveelheid uren waar je inmiddels werk voor hebt.
Het is daarom makkelijk iets toe te voegen zonder je te realiseren waar je precies ‘ja’ op zegt.
Hoe zeg je nee op je werk?
-
Besef dat de vraag om extra werk te doen een compliment is.
Kennelijk kun jij iets wat nodig hebben. Dat is in elk geval een betere positie om in te zitten, dan wanneer je om werk moet leuren.
-
Maak je ‘ja’ waardevol.
Er zijn drie manieren om commitments te managen: ‘nee’ zeggen, ‘ja’ zeggen en doen of heronderhandelen. Besef dus dat ‘ja’ een verplichting is en de nodige druk in tijd, maar ook mentale druk met zich mee kan brengen. Dus nderschat niet wat ‘ja’ betekent en wees er dus zuinig op, zodat jouw ‘ja’ waardevol blijft.
-
Ga samen met de vrager na wat precies de vraag is
Hoe concreter je de vraag maakt, hoe beter je realiseert dat ‘nee’ een wijze keuze is. En als de vraag meevalt, kun je oprecht ‘ja’ zeggen.
-
Ga na wat maakt dat je lastig ‘nee’ zegt op je werk.
Hoe doen anderen dat? Wie doet dat op een manier die ook bij jou past? Mogen anderen in een vergelijkbare situatie wel ‘nee’ zeggen? Jij dus ook?
-
Neem bedenktijd als je de druk groot vindt of het overzicht mist.
Gebruik die bedenktijd om concreet te maken wat de vraag is en eventueel met iemand te sparren. Voorkom in elk geval dat je in een opwelling of overrompeld ‘ja’ zegt op een serieuze verplichting.
-
Zeg duidelijk en weloverwogen ‘nee’. Dat is je startpunt en houvast.
Als je verbaal ‘nee’ zegt maar non-verbaal niet de minste beslistheid overbrengt, dan loop je het risico dat anderen jouw ‘nee’ niet serieus nemen. Zeker als de ander een belang heeft om van een taak af te komen, is het zaak dat jouw ‘nee’ massief klinkt. Overtuig eerst jezelf dat ‘nee’ nu de beste keuze is. Als de ander na jouw ‘nee’ blijft pushen, dan kun je dat duidelijk maken.
-
Stel voorwaarden aan een ‘ja’ of ‘nee’
Soms kun je een project oppakken als je ondersteuning krijgt of een maand extra of een andere taak van jouw bordje afgaat. Als je dat in beeld hebt, kun je constructief een gesprek voeren. Het kan dan veiliger zijn om te starten met ‘nee, tenzij…’ dan met ‘ja, mits…’. Zorg voor concrete afspraken over de mitsen en tenzijs en waak voor te makkelijke toezegging van anderen.
-
Doe regelmatig onderhoud op het niveau van je agenda, actie lijst en projectenlijst.
Zo heb je altijd een actueel overzicht van al je commitments en weet je beter wanneer je ja of nee kan zeggen.
Uiteraard is het Wekelijks Onderhoud een van de pijlers van het GTD systeem en de grondslag om echt te weten welke commitments je allemaal hebt.
Bonustip; als het past in jouw stijl is deze oneliner van Dharmesh Shah mooi:
“Mijn hart zegt ja maar mijn agenda zegt nee.“
Weet wat je aan commitments hebt en weet wanneer je er niks bij kunt hebben, zeg uit volle overtuiging ‘nee’ als het nu niet kan.
