Werk doen op het werk
In veel kantoren is het een kunst om kenniswerk te doen, gezien de vele storingen.
Met bellende collega’s, vragen van teamleden, managers die een update vragen voordat zij een bespreking kunnen doen, is het soms de vraag hoe je werk afkrijgt waarbij denkwerk nodig is.
Hoe zou het zijn als je voor een grotere taak die je graag doet een onafgebroken periode volkomen geconcentreerd helemaal opgaat in die taak? Met volle aandacht je beste werk doen, terwijl je aan niks anders denkt dan aan die ene taak. Het werk lijkt als vanzelf te gaan!
Heb aandacht voor aandacht
Concentratie is als slaap. Je moet een paar fasen door, voordat je op het diepste niveau bent.
En, net als bij slaap, moet je na een storing weer fasen door voordat je op het diepste niveau zit. Concentratie is niet iets dat je zomaar aan of uit zet. Vandaar dat storingen tijdens concentratiewerk zorgen voor veel productiviteitsverlies.
Veel werkplekken zijn onrustig.
Denk aan bellende collega’s, overleggen vlakbij jouw tafel, collega’s die je herhaaldelijk vragen stellen (“Oh, nu ik je toch zie!”) en piepjes van binnenkomende e-mails, zorgen voor veel afleiding. Het kan handig zijn dat je van alles weet en hoort, maar liefst niet de hele dag door.
“Nu even niet!”
- Sluit de dag af met enkele notities over hoe je die dag je tijd hebt besteed. Bekijk aan het eind van de week in je Wekelijks Onderhoud wat onderbrekingen zijn die je niet of anders wilt hebben. Welke Eerstvolgende Acties kun je daarvoor ondernemen?
- Veel storingen genereer je zelf: ideeën, invallen of losse eindjes die je te binnen schieten. Voorkom deze door eerst een minddump te doen voor je geconcentreerd gaat werken. Schrijf alles op wat er aan acties en losse eindjes in je hoofd zit, zodat die mogelijke storingen alvast verzameld zijn. Houd een simpel notitieblokje bij de hand voor invallen die toch nog oppoppen en dump ze, zodat je weer verder kunt werken.
- Spreek een code met elkaar af over wanneer je wel en niet gestoord mag worden, bijvoorbeeld een bordje op je laptop, deur dicht, bepaalde focus uren of het Luxafor-lampje. Het dwingt jezelf om na te denken wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Vraag anderen dat te respecteren.
- Zorg voor een concreet geformuleerde Eerstvolgende Actie waar je aan gaat werken en heb het materiaal dat je nodig hebt bij de hand. Voorkom dat je de taak nader moet definiëren of dat je allerlei zoekwerk naar bestanden en e-mails moet doen in de tijd die je gereserveerd hebt voor geconcentreerd werk.
- Berg je telefoon op en zet notificaties uit. Als je met een beeldscherm werkt, maak de toepassing waarin je werkt beeldvullend, dus geen taakbalken of andere programma’s in beeld. Alles wat je meer ziet dan je nodig hebt, leidt je mogelijk af.
- Kies een plek waar je ongestoord kunt werken. Start bijvoorbeeld thuis met werken en ga later naar kantoor of zoek een concentratieplek op. Hiermee voorkom je dat mensen die je zien iets te binnenschiet dat ze willen bespreken.
- Doe een dagstart met je team of degenen waar je direct mee samenwerkt en meldt dat je langer geconcentreerd aan de slag bent. Ga na waar zij je vandaag mogelijk voor nodig hebben. ‘s Ochtends kun je nog afspreken dat je later die dag beschikbaar bent, maar je kunt ook direct na de dagstart anderen verder helpen, zodat ze je minder hoeven storen.
- Blokkeer bepaalde tijd voor een taak en doe in die tijd niks anders. Je kunt jezelf helpen door een eierwekker te zetten of een Pomodoro-app. Telefoon weg, e-mail uit en de vastgestelde tijd alleen aan één taak werken. Daarna ben je weer beschikbaar voor de wereld.
Organiseer je werkplek zo dat het voor jou mogelijk is geconcentreerd werk te doen en ervaar hoeveel voldoening geconcentreerd werken je kan geven.
