De basis van Getting Things Done

Welkom op deze pagina, ter voorbereiding op de training.

We zetten graag de vijf stappen van GTD en de Aandachtshorizonnen op een rijtje, zowel in video als in tekst, net wat je zelf prettig vindt.

Stap 1: Verzamel

Verzamel dat wat je aandacht heeft

Je hebt van alles wat je wil doen. Als je dat probeert te onthouden, gaat het vast niet goed. Immers, je moet er maar net om 11:00 uur aan denken dat je iemand zou bellen … En het nadeel van uit je hoofd werken, is niet alleen dat je daar om 11:00 uur niet aan gaat denken. Het risico is ook dat je er te vaak op de verkeerde momenten aan denkt. Kortom, probeer niet met alleen je geheugen je taken te managen.

In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles wat je wil, moet of kunt doen uit je hoofd te krijgen. Namelijk consequent verzamelen! Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je op deze pagina.

Je belooft je collega om iets uit te zoeken en je noteert die taak gelijk in je notitieboek. Je noteert meteen ook het nog wat vage idee dat je hebt om het inwerktraject te stroomlijnen. Je probeert niet te onthouden wat je wil, moet of kunt doen, maar legt dat meteen vast.

Alles vastleggen waar je mogelijk iets mee wil doen, noemen we verzamelen. Verzamelen betekent dat je ideeën die je hebt, acties die je mogelijk wil doen of toezeggingen die anderen aan jou doen, allemaal opslaat op een plek die voor jou werkt, bijvoorbeeld in je notitieboek of in het notitie-deel van Outlook.

Nu je je acties en beloftes hebt vastgelegd, ben je niet meer afhankelijk van je hoofd om ze te onthouden. Dus herinnert je hoofd je niet op ongelegen momenten aan wat je moet doen. Je kunt dus ontspannen, zonder dat je allerlei oppoppende gedachten hebt. En gewoon bezig zijn met dat waar je mee bezig bent. Zonder afleiding.

Praktische tips bij Verzamelen

Kies een methode die bij jou past om vast te leggen wat je allemaal wil doen. Bijvoorbeeld een klein notitieboekje dat je altijd bij je hebt of een notitie-app op je smartphone. Vanaf nu gaat elke inval, idee, citaat of actie in je boekje of in je app.
Neem na een drukke bespreking of een lange werkdag de tijd om alle acties en zaken waar je iets mee moet, toe te voegen aan jouw verzamelplek. Blijf even zitten en schrijf alles wat je nog in je hoofd hebt leeg. Deze zaken horen niet in je hoofd, want dan denk je er vast op de verkeerde momenten aan. Verzamel ze!

Naast dit actieve verzamelen, dus vastleggen wat je aandacht heeft, is er ook een groot aantal plekken waar anderen iets onder jouw aandacht brengen. Denk aan je telefoon, tekstberichten, e-mail, Teams, dm’s via social media. Al die plekken zijn ook verzamelplekken: allerlei input waar jij aandacht aan moet besteden. Voor veel kenniswerkers is het aantal verzamelplekken en de inhoud daarin de afgelopen jaren fiks toegenomen. Deze plekken stroomlijnen, is ook onderdeel van de eerste GTD-stap Verzamelen.

Zorg dat je regelmatig verwerkt wat je verzameld hebt en wat anderen in jouw inboxen hebben gezet. Leeg regelmatig jouw verzamelplaatsen of maak er een gewoonte van dat te doen voor je je werkdag afsluit. Hoe je die verzamelplaatsen verwerkt? Dat lees je in stap 2: Beslissen.

Stap 2: Beslis

Wat betekent dit?

In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om over alles wat je verzameld hebt een beslissing te nemen. Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je verder op deze pagina.

Beslis

Het voordeel van verzamelen, is dat je een plek hebt voor allerlei ideeën die je hebt en allerlei berichten van anderen. In je notitieboek en de diverse inboxen verzamel je, zodat je niet met elk idee dat je hebt direct een actie doet. Regelmatig verwerk je die verzamelplekken. En je beslist ook over de regelmaat waarmee je welke inbox verwerkt.

Dat wat je verzameld hebt, had om de één of andere reden je aandacht. Door te gaan beslissen, bepaal je of je er iets mee gaat doen. Misschien zag je een leuke cursus Spaans en heb je de website genoteerd. Nu je er nog eens over nadenkt, heb je genoeg aan je hoofd met je huidige werk en beslis je de cursus een jaartje te parkeren. Je kunt dus ook beslissen om niets te doen met iets dat je hebt verzameld.

Praktische tips bij Beslissen

Je beslist over alles wat je verzameld hebt. Dat levert een reeks beslissingen op: actie ervan maken of niks ermee doen en archiveren of plannen in je agenda.
Als je beslist iets te gaan doen met een item, bepaal je meteen de precieze actie die je gaat doen, oftewel de Eerstvolgende Actie. Door dat denkwerk nu te doen, voorkom je dat je iets op je takenlijst zet waar je eigenlijk nog niet van weet wat je er precies mee wil doen. Je ziet dus niet op je takenlijst ‘Presentatie Vandelay’, maar ‘Inhoudsopgave presentatie Vandelay maken’.
Als je iets verzameld hebt dat tot een nieuw project leidt, is een belangrijke vraag wat dat project uiteindelijk oplevert. Oftewel: wat is je Gewenste Uitkomst? Stel dat je een andere bank wil of een innovatie-idee wil onderzoeken, hoe ziet de wereld eruit als je dat af hebt? Met een scherp beeld daarvan voorkom je dat je met een vaag project start.
Behandel het beslissen als een ‘mechanisch’ proces en neem met behulp van het beslisschema een beslissing over ieder item. Doordat je het beslisschema toepast, komt elk item terecht op één van zes bestemmingen. Bekijk hier een afbeelding van het beslisschema.

Maar waar laat je al die beslissingen? Wat is ‘archiveren’ en waar noteer je bijvoorbeeld die Gewenste Uitkomsten? Je moet ze ergens noteren of typen, zodat je ze op het goede moment terugziet. Dat noemen we Organiseren.

Stap 3: Organiseer

Alles op de juiste plek

In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles te organiseren waar je een beslissing over hebt genomen. Wat dat is en hoe jij dat kunt doen, lees je hierna.

Organiseer

Als je besloten hebt dat iets een actie is, moet je die actie nog ergens neerzetten als herinnering dat je iets wil doen. Als je iets wil bewaren, heb je een archief nodig. Kortom, organiseren betekent dat je vaste plekken hebt voor je taken, afspraken, projecten en alle andere zaken die je in de gaten wil houden.

Praktische tips bij Organiseren

Voor alle notities, bestanden, mails waar je nu niks mee wil doen, maar die je wel wil bewaren heb je een archief nodig. Je moet beslissen waar en hoe je die informatie opslaat, zodat je die in enkele seconden terug kunt vinden als je die nog eens nodig hebt.
Voor de acties die je wil doen, kies je om ze in te plannen in je agenda of om ze op je takenlijst, in GTD-termen je Eerstvolgende Acties lijst, te zetten. Liefst één gecentraliseerde, complete Eerstvolgende Acties lijst waar je een totaaloverzicht hebt van alle acties die jij wil doen. Bij Organiseren kies je een tool die jou gaat helpen op het juiste moment de juiste actie te zien.

Organiseren maakt de eerste stappen van GTD af: verzamel wat je aandacht heeft, scherp aan wat het voor je betekent door er een beslissing over te nemen en zet die beslissing op de juiste plek. Nu hoef je niks te onthouden, want wat je wil doen staat allemaal op de juiste plek. Alles uit je hoofd op een plek die je vertrouwt.

Hoe zorg je er nu voor dat je alles ook actueel houdt en je lijsten ook echt gebruikt? En wat als je te veel taken hebt? En wat heeft prioriteit? Dat soort denkwerk doe je in regelmatige reflectiemomenten.

Stap 4: Reflecteer

Reflecteer regelmatig

In deze korte video legt David Allen uit wat je moet doen om alles wat je georganiseerd hebt actueel te houden en prioriteiten te stellen. Wat Reflecteren is en hoe jij dat kunt doen, lees je verder op deze pagina.

Reflecteren

Als je niet regelmatig bekijkt wat je op al je lijsten hebt staan, dan reageer je al snel op het laatste en het luidste, zoals David Allen in de video zegt. Door elke dag in een korte dagstart naar je agenda voor die dag te kijken en te bepalen welke taken je wil doen, voorkom je dat je reageert op wat er op je afkomt.

Praktische tips bij Reflecteren

Een dagelijkse controle op je actielijsten helpt je om overzicht te houden. Maar er zijn andere momenten van reflectie die bijzonder waardevol zijn, zoals bijvoorbeeld een wekelijkse reflectie, oftewel het Wekelijks Onderhoud. Dagelijks gaat over acties die je wil doen, terwijl je bij een wekelijks reflectiemoment verder vooruit- en terugkijkt.
Plan elke week op een vast tijdstip een uur om je Wekelijks Onderhoud te doen. Zorg dat je daar een gewoonte van maakt. Het is een pijler van je systeem, dus deze tijdsinvestering is het meer dan waard.
Het Wekelijks Onderhoud is een pijler van GTD. Maak het voor jezelf op maat met een checklist van die dingen die jij wekelijks wil controleren. Zorg dat je na je Wekelijks Onderhoud weer weet wat er allemaal speelt en 100% kunt vertrouwen op je lijsten.

Nu je lijsten actueel en compleet zijn, ben je in staat om aan de slag te gaan. Kortom: Doen. Oftewel stap 5.

Stap 5: Doen

De laatste stap

In deze korte video legt David Allen uit wat bij de stap ‘Doen’ komt kijken. Wat is er nodig om dat wat je gaat doen met volle aandacht te kunnen gaan doen?

Doen

Een taak kiezen uit je Eerstvolgende Acties lijst vereist dat je die lijst vertrouwt. Het belang van stap vier, reflecteer, is daarmee nog eens bewezen. Met actuele en volledige lijsten werken, zorgt dat je een compleet overzicht van je verplichtingen hebt.

Een keuze uit een actuele lijst betekent dat je ook ziet wat je niet doet. Je kunt je alleen goed voelen bij wat je niet doet als je weet wat je niet doet.

Een taak kiezen, doe je in twee stappen. Ten eerste: wat kun je hier en nu doen? Ten tweede: wat is binnen dat wat je kunt doen het belangrijkst? Er zijn in veel gevallen beperkingen aan wat je kunt doen. Soms kun je niet bellen of heb je de tijd niet een lange taak te doen. Dat beperkt je keuze. Kies uit wat je kunt doen de taak die nu de meeste waarde toevoegt.

Praktische tips bij Doen

Je kunt niet alle taken overal doen. Om te kunnen bellen, heb je een telefoon nodig en voldoende stilte om jezelf verstaanbaar te maken. Om te kunnen lezen, heb je voldoende rust nodig. Om met Mark te kunnen overleggen heb je … Mark nodig. Gebruik voor elke taak een context, bijvoorbeeld ‘bellen’ en ‘bespreekpunten voor Mark’.
In Doen is het ook van belang in kaart te brengen hoe je onderbrekingen managet. Welke horen bij je werk en welke niet? Welke ad hoc-zaken kunnen ook gepland werk zijn en welke zijn echt ad hoc?
Een extra voordeel: ga je een bepaalde taak doen, dan kun je meer dezelfde taken achter elkaar doen. Het is voor je hersenen makkelijker om vier telefoontjes te doen en dan drie e-mails te schrijven, dan telkens tussen bellen en schrijven te wisselen.
Kies binnen de taken die je kunt doen de belangrijkste taak. Soms is dat een kopje koffie met een collega en soms een strategische brainstorm. Wat voegt, gegeven wat je kunt doen, de meeste waarde toe? Als je prioriteren lastig vindt, dan zul je steun vinden in het in kaart brengen van de Aandachtshorizonnen.

Aandachtshorizonnen

In deze video vertelt David Allen over de Aandachtshorizonnen. Deze dimensie voegen we toe aan de vijf stappen, zodat we naast controle ook perspectief hebben op de verplichtingen in ons werk en leven.

Bekijk hier een afbeelding van de Aandachtshorizonnen.

Dit zijn de Aandachtshorizonnen:

Waarden en Levensdoel (horizon 5) gaat over jouw kernwaarden en datgene wat echt van belang is voor jou. Het zijn de standaarden die je stelt voor het gedrag van je personeel, je team en/of jezelf.
Visie (horizon 4) gaat over het succesbeeld van jezelf, je werk, je organisatie en/of je familie op de lange termijn. Waar wil je zijn? Als ik je wakker maak over vier jaar: waar ben je dan en wat doe je dan?
Doelen (horizon 3) is gericht op concrete doelen die nodig zijn om jouw visie te bereiken. Welke plannen moet je halen, zodat de visie werkelijkheid wordt?
Jouw Rollen en Verantwoordelijkheden (horizon 2) zijn de onderdelen van je werk- en privéleven die je op een bepaald niveau in stand wil houden, zodat je jouw doelstellingen en visie kunt realiseren.
Op horizon 1 vinden we de Projecten. Dit zijn alle Gewenste Uitkomsten waarvoor meer dan één Eerstvolgende Actie nodig is. Projecten voltooi je binnen een jaar en sluiten aan op jouw Rollen en Verantwoordelijkheden.
Tot slot het Grondniveau: alle acties die je in het hier en nu moet doen. Het grondniveau bestaat daarmee uit jouw Eerstvolgende Acties en agenda.

Ieder niveau van de Aandachtshorizonnen vraagt om een andere manier van denken en reflecteren. In de ideale situatie zijn ze allemaal op elkaar afgestemd en versterken ze elkaar.