Soms lijkt het of je werk alleen maar uit projecten bestaat. Je hebt het ene project nog niet afgerond of het andere dient zich alweer aan.
Je mag je intussen wel een ware projectninja noemen! Sommige projecten zijn groot. Andere zijn kleine huis-tuin-keuken-projecten, maar niet minder belangrijk voor je werk en je leven. Je gaat elke keer zorgvuldig te werk met het plannen van je project. Die tools voor projectplanning zijn handig. Maar je vraagt je weleens af of het elke keer weer even gedetailleerd en uitgebreid moet. Soms verzand je in (te) ingewikkelde plannenmakerij. Die plannen moet je bovendien steeds bijstellen, omdat ze niet meer kloppen met de werkelijkheid.
Plannen maken kán easy peasy zijn
Als je planning past bij het soort project waar je mee bezig bent, geeft je dat rust en vertrouwen in een goede uitkomst van je werk.
Een simpele en flexibele manier van plannen die aansluit bij alle verschillende projecten die je onder handen hebt – dat zou je werk (en je leven!) een stuk makkelijker maken.
Je doet te moeilijk
Veel kenniswerkers zijn hartstikke slim, maar soms pakken ze het moeilijker aan dan nodig is.
Op je werk circuleren er verschillende methoden voor het plannen van projecten. Die werken heel goed. Vooral bij complexe projecten, zoals een groot infrastructureel project waar veel partijen bij betrokken zijn. Maar bij een kleiner project – de renovatie van je keuken of de organisatie van een netwerkevent – maken die projectplanningsmethoden het juist moeilijker voor je in plaats van makkelijker.
Natuurlijk is beter
Hoe kun je zo’n huis-tuin-en-keuken-project het beste plannen?
Je kunt hiervoor het Natural Planning-model gebruiken. Dit is een manier van plannen uit Getting Things Done, die rekening houdt met hoe jouw hoofd werkt.
Dit model bestaat uit 5 stappen, die ik hier graag even voor je op een rijtje zet:
- Bepaal het doel en de principes van je project.Formuleer het doel en stel vast welke principes voor jou belangrijk zijn. Voorbeelden van principes zijn de kwaliteitseisen van je project en het beschikbare budget.
- Visualiseer de gewenste uitkomst. Hoe ziet het eruit wanneer je het project uitgevoerd hebt? En hoe voelt dat voor jou en de andere betrokken partijen?
- Brainstorm. Zet alles wat er in je opkomt over dit project op papier zonder er een oordeel over te geven. Gewoon alles opschrijven.
- Organiseer. Verwerk de uitkomst van de brainstorm. Je zult zien dat dit als vanzelf gaat, want in deze stap pluk je de vruchten van het Natural Planning-model. Want het leuke is dat je hoofd op basis van de uitkomsten van stappen 2 en 3 automatisch begint met prioriteren en plannen. Daarom wordt deze manier van plannen ‘natural planning’ genoemd.
- Bepaal eerstvolgende acties. Stel vast welke stappen je als eerste moet nemen en zet deze op je takenlijst.
Wil je aan de slag met het plannen van je plannen? Plan in je agenda een kwartiertje in om voor een project dat nog in je hoofd zit en nog niet is uitgewerkt, deze 5 stappen te doorlopen.
