“Takenlijsten werken toch niet!”
Zo’n briefje met van alles wat je moet doen dat je maakt en dan pas weer terugziet als je op het punt staat naar huis te gaan. Moet dat ook nog allemaal… En dan hebben sommige kenniswerkers naast die takenlijst nog een inbox vol mail met taken, een briefje naast de laptop met een paar te binnen geschoten taken én digitale geeltjes op het bureaublad van de computer met taakjes.
Minddump of takenlijst?
Vaak maak je takenlijsten juist als je het erg druk hebt. Maar die lijst is dan vaak eerder een minddump van alles wat je nog moet doen in plaats van een echte takenlijst. Dat dumpen is een waardevolle gewoonte, je hoofd leegmaken, maar een minddump levert items die nog geen taak zijn. Stel je noteert: Voorstel Piet als item, dan is dat nog geen taak. De kans dat “Voorstel Piet” tot een actie gaat leiden, is dan ook heel klein.
Maak denken af! Dan kun je doen
Een takenlijst wordt echter wel een heel handige manier van werk uitkiezen als je dit maakt tot één unieke lijst waar al jouw eerstvolgende acties op staan. Hoe doe je dit?
- Verzamel al je taken en zet ze op een lijst, zodat die lijst een actueel, compleet en uniek overzicht van alles wat jij moet doen. Zorg er voor dat alles wat jij moet doen, op die lijst komt te staan.
- Voorkom dat je een hele dag aan het reageren bent op mails en telefoontjes. Verwerk je mail en telefoontjes een (paar) keer per dag en voeg acties die daaruit voortkomen toe aan je lijst.
- Kies uit de lijst wat jij kunt doen, dat nu het meeste waarde toevoegt. Door niet meteen te reageren, maar de nieuwe acties toe te voegen aan de bestaande, houd je overzicht en maak je steeds de beste keuze. Je kunt altijd nog achter de storing aangaan maar eerst even checken of die echt zo belangrijk is!
- Een takenlijst is pas echt een takenlijst als je niet meer na hoeft te denken over wat de taak nu eigenlijk precies is. Gebruik geen vage werkwoorden als organiseren, implementeren, herzien of verwerken maar gebruik concrete werkwoorden, zoals bellen, kopen, vragen, opzoeken. Heb ook alle informatie (telefoonnummers, namen, polisnummer, de betreffende mail) bij de taak, zodat je niks meer hoeft op te zoeken. Als je gaat doen, moet het denken gedaan zijn.
- Noteer alleen de eerstvolgende acties van projecten op je takenlijst, zodat je lijst alleen acties bevat die je kunt doen zonder andere acties af te hoeven wachten. Veel projecten hebben acties die je pas kunt doen als andere acties gedaan zijn. Zo kun je soms pas een leverancier bellen om boeken te bestellen als je een nummer hebt waarop de kosten geboekt mogen worden. Het heeft dan geen zin “leverancier boeken bellen” op je lijst te zetten, aangezien je die actie pas kunt doen als een andere actie gedaan is: “Bert bellen voor kostenplaatsnummer te bestellen boeken”. Is die actie klaar dan zet je de boeken bestelactie op je lijst.
Hoe formuleer je een Eerstvolgende Actie?
Je bent je e-mail aan het verwerken en beslist over elke e-mail (je werkt immers niet uit je inbox) of je er iets mee wilt en, zo ja, wat. Oei, een lastige kwestie: een hele lange e-mail met allerlei problemen. En heel veel mensen in de CC. Wat moet daar nu mee? Dan maar op je Eerstvolgende Acties lijst om er later even echt in te duiken.
Daar kijk ik later nog wel even naar
Of een vergadering eindigt met een actiepunt of je haalt een actie uit je e-mail: zelden zijn deze acties al zo concreet dat je precies weet wat jij moet doen. De strekking is meestal wel duidelijk, maar vaak moet denken afgemaakt worden. Wat is precies ‘kijken naar’? Wat doe je als je iets ‘checkt’? Wat zien we jou doen als je ‘nadenkt over’?
Soms weet je niet wat je met een bepaald item wilt doen.
Denk aan de eerder genoemde lange e-mail vol met problemen en allemaal mensen in de CC. Wat is dan de juiste actie en wie moet deze uitvoeren? Dat is niet een kwestie van het juiste woord zoeken.
Maak denken af
Kies voor je actie concrete werkwoorden, die duidelijk maken wat je gaat doen. ‘Nadenken over’ is minder duidelijk dan ‘een mindmap maken over’ of ‘drie mogelijke oplossingen e-mailen’. Voorkom werkwoorden als implementeren, opzetten, uitzoeken en kies voor werkwoorden als bellen, e-mailen, kopen.
- Op het moment dat je een actie formuleert (alleen of met anderen samen) heb je de context en situatie voor ogen. Maak op dat moment het denken helemaal af. Door nu de actie ook echt concreet te maken, voorkom je dat je als je later de actie wilt doen moet nadenken wat er ook alweer de bedoeling met die actie was.
- De actie moet voor jou duidelijk zijn, dus als jij precies weet wat ‘een vergadering organiseren’ inhoudt, is het een concrete actie. Als je bij het zien van deze actie nog na moet denken, maak dan ‘organiseren’ concreter. Bijvoorbeeld een datumvoorstel doen aan deelnemers en een agenda opstellen en rondsturen.
- Een actie concreet maken, voorkomt misverstanden tijdens het samenwerken. Als een bespreking eindigt met een vage actie en jij doet wat jij denkt dat de actie betekent, kan dat iets anders zijn dan wat anderen verwachten. Praat bij zo’n actie door om een precieze actie vast te stellen.
- Weet je niet wat een goede Eerstvolgende Actie is, dan is de vraag wie dat wel weet. Weet je dat, dan is dat de Eerstvolgende Actie. Als je niet weet wat je met een e-mail wilt, dan kan ‘bespreken met Eline’ of ‘bellen met Arie’ een prima Eerstvolgende Actie zijn die je verder helpt.
- Stel jezelf vragen om de Eerstvolgende Actie concreet te maken en het juiste werkwoord te vinden:
- Als je nu aan deze kwestie kon werken, wat zou je dan doen?
- Wat zie ik jou doen als je gaat ‘nadenken over’?
- Wat moet je doen om dit ‘uit te zoeken’?
Maak Eerstvolgende Acties actief door een concreet werkwoord in elke actie op te nemen.
