Je stapt de trein in en neemt plaats in de stilte-coupé. Het is niet druk, dus je hebt alle ruimte om een plekje te kiezen. Eenmaal geïnstalleerd heb je een uurtje treinen voor de boeg. Je opent je scherp geformuleerde Eerstvolgende Acties lijst en begint bovenaan. Helaas, de eerste taken zijn beltaken en dat kan niet in een stilte-coupé. De volgende taak… die kun je eigenlijk veel beter doen als je twee beeldschermen hebt. En zo zoek je door je takenlijst tot je iets tegenkomt wat je wél kunt doen met alle frustratie van dien.
Op de juiste plaats op het juiste moment
Hoe zou het zijn als je, waar je ook bent, productief kunt zijn? Als je voor elke plek precies ziet wat je op die plek kunt of moet doen? En dat je niet lastiggevallen wordt met wat je toch niet kunt oppakken? Ben je op kantoor, dan zie je niet je thuistaken en kun je ergens niet bellen, dan zie je de beltaken niet.
Belangrijk, urgent!
Veel kenniswerkers willen de taken op hun Eerstvolgende Acties lijst graag laten samenhangen door bijvoorbeeld het project of de klant waar een Eerstvolgende Actie bij hoort als ordening te gebruiken. Je ziet dan dat je voor klant Vroons een offerte moet maken en dat je moet bellen om een afspraak te plannen.
Het is ook verleidelijk om taken naar prioriteit te ordenen, want wat is er nu logischer dan eerst te doen wat het belangrijkst is? Maar hoe vaak komt het voor dat wat belangrijk is, bijvoorbeeld een strategische brainstorm met je team, niet kan omdat het team er niet is of de tijd ontbreekt?
Enter: contexten
- Je kunt je Eerstvolgende Acties lijst op contexten indelen. Wat zijn plekken waar je moet zijn om een bepaalde taak te kunnen doen? Heb je bijvoorbeeld taken die je alleen op kantoor kunt doen, omdat je daar een planbord hebt hangen of twee beeldschermen kunt gebruiken? Zijn er thuistaken of boodschappen die je apart kunt zetten? Telefoneren werkt juist niet lekker in een kantoortuin of drukke omgeving, sommige kenniswerkers doen dat het liefst in de auto. Een context kan ook zijn “met het sales team” of “met leidinggevende”. Als je dan bij elkaar bent, kun jij de taken die je samen te doen hebt bij elkaar zien.
- Contexten voorkomen dat je van de ene werksoort moet switchen naar de andere. Dat switchen kost tijd en energie, je moet je elke keer instellen op een ander soort werk. Doe leeswerk achter elkaar en op een ander moment beltaken, ook al is dat voor verschillende klanten of projecten. Dan blijf je het meest geconcentreerd.
- Gebruik om te beginnen de standaardcontexten die we bij Getting Things Done kennen en pas ze al doende aan. Maak er in je Wekelijks Onderhoud ook een aandachtspunt van: heb ik nog de juiste contexten? De standaardcontexten zijn: kantoor, bellen, computer, thuis, boodschappen en bespreekpunten.
- In Outlook gebruik je in de takenlijst Categorieën om de context aan te geven. Door deze aan je taak toe te voegen, kun je je Eerstvolgende Acties lijst op context sorteren. In ons boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ lees je hoe je dat kunt doen.
Wie, wat, waar!
Maak jij van je Eerstvolgende Acties lijst ook een overzichtelijke menukaart? Voeg contexten toe aan je taken en zie op elke plek waar je werkt wat je op die plek kunt doen.
