Heb je weleens het gevoel dat er op een werkdag zo weinig echt af is? Dat er weinig acties ook echt gedaan en afgevinkt kunnen worden? Dat je meer Eerstvolgende Acties toevoegt, dan je kunt afvinken en je lijst alleen maar groeit?
De aanwassende actielijst
Als je iemand bent die GTD echt onder de knie heeft, dan bestaat de kans dat je systeem té goed is. Het klinkt raar, maar soms zien we dat GTD toepassen micromanagement wordt.
Elke taak wordt minutieus vastgelegd en voorzien van de juiste werkwoorden, één van de twaalf contexten erbij en een urgentie/belangrijk-inschatting met een idee hoe lang de taak duurt. Het bijhouden en onderhouden van je systeem wordt dan meer doel dan middel. Dat is ook een vorm van uitstellen van je eigenlijke werk.
Doe je veel zelf, terwijl je leiding geeft of een assistent hebt?
Soms is dat lekker: het kan maar gebeurd zijn. En soms wil je ‘s avonds die e-mail gewoon versturen in plaats van ‘s ochtends het te vragen aan iemand anders om het te doen. Hoe vaak is een klus overdragen op zich al een klus?
Stel je eens voor dat je alle praktische zaken en kleine taken gewoon doet! Of nog mooier: het met een telefoontje, een kort gesprek of een e-mail aan iemand anders overlaat, die daar de aangewezen persoon voor is. Alles wat snel opgelost of gedelegeerd kan worden, is met minimale inspanningen gedaan of ligt bij iemand die er met zijn / haar talenten mee aan de slag gaat.
Klaar voor de start?
Het is een goed GTD-gebruik om bij storingen, door jezelf of anderen, te beslissen wat die storing betekent en wanneer je deze, gezien wat je nog meer te doen hebt, gaat oppakken. Dat is echter voor kleine taken te veel moeite.
Kleine taken, tot 2 minuten, kun je beter meteen doen, dan ben je ervan af. Deze in je agenda of op je Eerstvolgende Actie lijst zetten, is te omslachtig.
Sommige Eerstvolgende Acties lijsten hebben geen 2 minuten acties. Sterker nog, het zijn zulke complexe taken dat het de vraag is wat nu precies de actie is.
Ervaring leert dat niet concrete of erg grote taken moeilijk in een werkweek in te passen zijn en dan makkelijk lang open blijven staan.
Misschien ervaar jij ook een zekere schroom om werk op te dragen aan jouw team of assistent.
Misschien wil je niet bazig zijn of te directief. Het kan ook zijn dat niet elke taak even makkelijk te delegeren is. Feit is dat door deze aarzeling er veel meer werk bij jou blijft liggen, dan nodig is.
Just do it
Maak Eerstvolgende Acties zo klein dat je er tijd voor vindt in je werkweek en zo groot dat het nog steeds wezenlijke zaken zijn die je afmaakt. Een complex project kan best een concrete Eerstvolgende Actie hebben. Vage taken als ‘kijken naar opzet’ of ‘budget Q3’ zijn niet te doen, terwijl ‘in OmniOutliner een opzet maken voor project voorstel Mudde’ of ‘e-mail naar teammanagers over wensen budget Q3 sturen’ wel te doen is.
Doe wat je in 2 minuten kunt doen áls het een taak is die je toch wilt of moet doen. Deze taak is dan maar vast gedaan.Dat geldt voor de momenten dat je al je verzamelde stuff verwerkt, bijvoorbeeld als je je inbox aan het legen bent of je aantekeningen van besprekingen verwerkt. Gedurende de dag wil je ook geconcentreerd werken aan grotere taken, dan zijn 2 minuten acties een storing die je het liefst vermijd.
Hoe concreter je Eerstvolgende Actie, hoe groter de kans dat je deze kunt delegeren. Doe of delegeer dit meteen als dat in 2 minuten kan. Ga na wie de meest geschikte persoon is dit op te pakken en delegeer het werk. Wees zo concreet als nodig is over resultaat en deadline.
Aarzel je om werk te delegeren, dan is de vraag wat je gaat doen om dit aan te pakken. Kortom, welke Eerstvolgende Actie is nodig om hier verandering in te brengen? Wat helpt? Wie weet raad? Kun je deze actie in 2 minuten doen, doe die dan meteen.
Houd via een Wachten Op lijst bij wat je aan wie gedelegeerd hebt en wanneer de taak af moet zijn. Zorg dat je bij dat Wachten Op item de startdatum kunt zien wanneer je de taak gedelegeerd hebt en een (bijna-)deadline. Is de deadline ver weg, doe dan na een Wekelijks Onderhoud een check of er voldoende voortgang is.
Heb je geen team of assistent aan wie je werk kunt opdragen, lees dan ter inspiratie ‘Een werkweek van vier uur’ van Timothy Ferriss. In dit boek lees je hoe hij zijn werk vereenvoudigt, automatiseert en uitbesteedt.
Maak concreet wat je voor je projecten moet doen en doe de kleine acties meteen. Dat geeft vaart. Kun je delegeren, doe dat dan. Aarzel niet om vooral schaamteloos te delegeren!
